El acceso a más volumen de información ha incrementado la producción documental en las empresas, que ha sido posible gracias al cambio en el proceso de producción de documentos y a la aparición en el mercado de equipos con mayores prestaciones (mayor velocidad, compartidos en red, multifuncionalidad, equipos BN + Color, etc.). El resultado ha sido un aumento del volumen de documentos producidos y del uso del color, repercutiendo en un incremento de los costes.
Según la Consultora Sigma Dos, la mayoría de empresas no conocen sus costes de producción de documentos y no evalúan la incidencia económica de los costes visibles (equipos, consumibles, mantenimiento y garantía, papel, etc.) ni de los ocultos (Soporte TI, administración y compras, proceso documental, etc.). Estos últimos pueden representar, según Ashburnham Group, el 95% de los costes totales de producción de documentos.
Para averiguar el impacto de dichos costes en la empresa, es preciso calcular el Coste Total de Propiedad, indicador de control y gestión documental utilizado para conocer el coste de impresión, de vital importancia para la toma de decisiones relativas a planificación, asignación y reducción de costes. En la actualidad, el control sobre el proceso documentl presenta importantes limitaciones en la mayoría de las organizaciones, tanto en las características de la flota de equipos (alta dispersión de modelos y proveedores, impresoras de chorro de tinta, reducida velocidad y equipos sin mantenimiento y/o con nivel de servicio inferior al deseable, etc.), como en el modelo de gestión (elevada dedicación del departamento de TI a la gestión de los equipos, excesivo tiempo dedicado por los usuarios a la resolución de problemas, poco control, etc.).
Un creciente número de empresas están optimizando su flota de equipos de producción documental con nuestro servicio a través de:
- la mejora del modelo de gestión actual,
- el aumento de la productividad de los empleados,
- la mejora del nivel de servicio,
- mayor control, transparencia y confidencialidad,
- reducción de costes directos e indirectos.
