Factura Electrónica B2B obligatoria: hacia la uniformidad en la Unión Europea

La ley Crea y Crece en España marca el inicio de una era donde la factura electrónica estructurada se convierte en un estándar en el sector B2B. Sin embargo, muchas empresas mantienen relaciones comerciales a nivel comunitario dentro de la Unión Europea. Recibir facturas electrónicas de proveedores de Alemania, Francia o Polonia depende de la legislación de cada país. Esto plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo están respondiendo otros países europeos a esta tendencia?

Además de España, otros países de la UE están adoptando rápidamente la factura electrónica en relaciones comerciales entre privados, reconociendo sus ventajas en términos de eficiencia y transparencia.

Caminando hacia la homogeneización europea: Proyecto ViDA

El proyecto ViDA (VAT in the Digital Age) de la Comisión Europea es un esfuerzo significativo para unificar y modernizar el proceso de facturación y administración del IVA en la Unión Europea siguiendo una serie de directrices:

• Combatir el fraude entre países miembros de la UE.
• Crear un sistema de IVA eficiente y equitativo para la economía digital.
• Hacer que las normativas de IVA se ajusten a la era digital actual, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y brindando una mayor seguridad legal.
• Asegurar una operación fluida del Mercado Común Europeo.
• Mejorar los procesos de declaración de impuestos mediante la digitalización.

Para llevar a cabo todos estos cambios, se han tomado una serie de medidas específicas dentro del ámbito de la facturación electrónica:

• La factura electrónica se convertirá en el método estándar para la presentación de declaraciones fiscales electrónicas.
• Se promoverá el uso de facturas electrónicas como método habitual de facturación.
• El intercambio de facturas electrónicas no requerirá la aprobación del receptor.
• Los estados miembros tendrán la capacidad de exigir la facturación electrónica B2B sin solicitar excepciones al Parlamento Europeo.
• La facturación electrónica será obligatoria para transacciones internacionales.
• Se establecerá un estándar unificado para las facturas electrónicas.
• Se eliminará la opción de emitir resúmenes de facturas.

El nuevo sistema de IVA europeo ofrecerá una reducción significativa en los costos de cumplimiento fiscal y gastos de gestión, impulsará la transformación digital de las empresas, mejorará la eficiencia en el control fiscal y aumentará la recaudación de impuestos. Además, podrá contribuir a la reducción del fraude fiscal y agilizar la implementación de reportes digitales, favoreciendo el comercio transfronterizo. También tiene un impacto positivo en el medio ambiente, con una reducción notable en las emisiones de carbono.

Panorama Europeo de la Factura Electrónica

A continuación, analizamos la situación de los diferentes países de la UE entorno a este nuevo cambio:

• Alemania: se prepara para la implementación obligatoria de la factura electrónica entre empresas a partir de enero de 2027. Este cambio es un componente clave de la estrategia del país para la digitalización de procesos fiscales y comerciales. 
• Francia: enfrentando un déficit de IVA de cerca de 13.000 millones de euros, avanza hacia la facturación electrónica B2B obligatoria a partir de 2024. Esta medida forma parte de una iniciativa más amplia para combatir la evasión fiscal y mejorar la eficiencia en la recaudación de impuestos. 
• Italia: pionera en la adopción de la factura electrónica en Europa. Es el único estado de la UE donde su uso es obligatorio tanto en el ámbito público como privado. El sistema italiano de facturación electrónica está en constante evolución, adaptándose a las necesidades del mercado y a las tecnologías emergentes. 
• Bélgica y el Norte de Europa: Bélgica tiene programada su implementación de factura electrónica para 2026, uniéndose a los esfuerzos regionales para la digitalización fiscal. Los países nórdicos, como Dinamarca y Finlandia, están en etapas de prueba piloto, explorando las mejores prácticas para una transición efectiva hacia la facturación electrónica.
• Europa del Este: Polonia hará obligatorio el uso de la factura electrónica entre las empresas privadas a partir de julio de 2024. Otros países como Hungría, Rumanía y Estonia también están mostrando un progreso significativo en la adopción de la factura electrónica. Están adaptando sus sistemas fiscales a las nuevas tecnologías digitales, reflejando el creciente reconocimiento de los beneficios de la digitalización.

Desafío global

La factura electrónica es sólo un paso en el camino hacia la digitalización completa de los procesos empresariales. Hay otros escenarios donde las soluciones de hiperautomatización son fundamentales para aumentar la eficiencia y la precisión. Estos escenarios pueden ser la facturación de proveedores y clientes extranjeros donde no les aplica la ley y por lo tanto se seguirán recibiendo facturas en formatos electrónicos no-estructurados o incluso en papel. Pero, además, una vez las facturas lleguen, entra en juego el proceso de comprobar que éstas sean correctas a través del proceso de conciliación contra albarán y pedido, la validación y las aprobaciones o la gestión de expedientes. Tecnologías de captura de datos, firma digital y robotización de tareas (RPA) son fundamentales en este proceso, pero por encima de todo, deben ser fáciles de integrar con plataformas de gestión documental que es donde se centraliza todo el proceso de negocio. Aquí ponemos algunos ejemplos de tareas y fases del proceso donde se suelen presentar cuellos de botella y donde la tecnología puede ayudar a desatascarlos:

• Facturación de proveedores/clientes extranjeros: en casos donde los clientes extranjeros no estén obligados a emitir facturas electrónicas estructuradas, se necesita una captura de datos eficiente. Soluciones de Data Capture permiten automatizar la extracción y procesamiento de la información de estas facturas.
• Proceso de conciliación: el Three-Way Matching entre la factura, el pedido y el albarán es crucial en la gestión empresarial. En facturas extensas o con muchas líneas de detalle, la automatización de este proceso puede significar una diferencia sustancial en términos de tiempo y eficiencia.
• Validación de procesos: la validación manual de procesos puede ser lenta. La implementación de sistemas automatizados para la validación de procesos puede simplificar y acelerar estas tareas.
• Gestión del expediente: la gestión eficiente de expedientes es otra área donde la hiperautomatización juega un rol crucial. La Firma Digital y soluciones de gestión documental ofrecen herramientas poderosas para la gestión de expedientes.

Conclusión

La adopción de la factura electrónica en Europa es un claro indicador de la marcha hacia la digitalización y la eficiencia en los procesos empresariales y fiscales. Mientras países como Italia lideran con ejemplos pioneros, otros como Alemania y Francia siguen el paso. Este panorama en evolución no solo plantea desafíos entorno a la ley, sino que también abre una puerta a escenarios donde las facturas puedan no venir en formato electrónico y para homogeneizar la automatización se deba emplear tecnología de captura de datos y automatización de procesos hasta que la factura se almacene en el ERP.

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