¿Qué sistema de reserva de salas y espacios de oficina necesito tras el Covid-19?

Todos estamos deseando salir de esta situación cuanto antes y regresar a la normalidad. ¿Verdad? Pues las empresas también. Pero ésta va a ser una nueva normalidad, muy distinta a la que hemos tenido hasta hace poco más de unos meses. Por ello, las empresas han de trabajar y planificar la vuelta a las oficinas, con unos espacios y salas de reuniones que van a ser utilizadas de manera muy diferente. El teletrabajo ha venido para quedarse, la videoconferencia es ahora de uso masivo por todo tipo de usuarios para mantener esas reuniones que hasta hace muy poco sólo concebíamos en una sala de reuniones.

Algunas empresas, muy pocas ciertamente, cuentan con un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios que permite hacer una gestión óptima de ese recurso siempre escaso, y por lo tanto, costoso.

Todos estamos habituados a sufrir el estrés de tener que buscar desesperadamente una sala para esa reunión improvisada de última hora, “colarnos” en una sala que, si bien está reservada por alguien, no la está ocupando nadie o ese otro momento incómodo en el que nos invitan amablemente a ceder la sala que ocupamos pues estaba reservada por otra persona.

A esa necesidad tradicional, ahora sumamos el tener que asegurar en la oficina el distanciamiento social y los aforos máximos permitidos, haciendo que el regreso a la oficina sea seguro para los empleados facilitando la reserva y asignación de un puesto en la oficina limpio y desinfectado.

¿Qué debe tener un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios?

Todos usamos ya una herramienta de Groupware (Microsoft Exchange, O365, Lotus Notes o Google Suite) para convocar reuniones. La integración nos va a permitir que, en el mismo proceso de la convocatoria podamos, además de invitar a las personas, reservar las salas y los recursos que vamos a necesitar, pudiendo establecer prioridades tales como la ubicación física, el tamaño de las salas o los medios tecnológicos que vamos a necesitar (videoconferencia, proyección, etc.).

El sistema de display, cartelería o señalización que ofrezcamos en la sala, si bien puede ser opcional, ayudará mucho al usuario a encontrar la sala a la que ha sido convocado, aportándole información relevante de la misma, hora de inicio y fin de la reunión, asunto y persona que convoca, disponibilidad actual y en las próximas horas, etc.

También se pueden disponer de displays de mayor formato en zonas comunes, halls, recepciones, salida de ascensores, etc. con información tipo “Wayfinder” de la ubicación de las salas y/o reuniones para ayudarnos a localizar fácilmente la que es de nuestro interés.

Cuando el coste sea una barrera para utilizar estos displays en cada una de salas, también podremos utilizar soluciones muy económicas como etiquetas con código QR en la entrada de la sala y una aplicación móvil que nos aportará toda esa información y funcionalidad.

Con frecuencia la reunión implicará a usuarios en ubicaciones remotas y necesitaremos utilizar videoconferencia. Nos será de gran utilidad, por ejemplo, que los usuarios se encuentren en el dispositivo de videoconferencia una tecla para entrar directamente en la reunión de la convocatoria.

Algunas herramientas permiten también solicitar servicios añadidos que estén disponibles en la sala: servicio de catering, solicitar soporte técnico in situ, etc.

Ricoh Spaces, reserva también tu sitio en la oficina

Ricoh ha creado una solución inteligente, RICOH Spaces, para ayudar a tu empresa a crear un entorno de trabajo seguro. Puedes reservar y asignar automáticamente un escritorio para cada empleado. También permite automatizar y optimizar las estaciones de trabajo y brindar la mejor experiencia a los empleados sin dejar de crear valor para los clientes.

Pero es el sistema de reporting el que marcará la diferencia entre unos sistemas y otros, pues es el que nos va a permitir, con la información que nos aporte, optimizar la utilización de los espacios de trabajo y de reunión. A través de dicho reporting, sabremos si las salas tienen un nivel de utilización adecuado o necesitamos habilitar más salas, de qué tipo y tamaño, si tenemos mucho espacio dedicado a mesas de trabajo que están en su mayor parte del tiempo desocupadas, salas de reuniones reservadas para reuniones que finalmente no tienen lugar, o salas con capacidad para 8 personas que están siendo ocupadas por una o dos personas.

En definitiva, estas herramientas se están convirtiendo en imprescindibles para la planificación y adaptación permanente y ágil del workplace moderno que los usuarios y negocios demandan, ofreciendo a los gestores de TI y Facility Managers visibilidad e información de las necesidades de sus usuarios y negocio.

Algunas de las soluciones más conocidas son Condeco, Crestron, Durante, Evoko, IOffice, RICC y SharingCloud, si bien hay muchas otras soluciones de fabricantes más recientes y con menor implantación en nuestro mercado.

Desde Ricoh ofrecemos nuestra dilatada experiencia en el diseño del Digital Workplace apoyándonos en las tecnologías y soluciones más avanzadas del mercado creando la experiencia más rica para el usuario aunando en un sencillo proceso “Personas, Espacios y Tecnología”, además de ayudar a las empresas a optimizar sus costes y mejorar la productividad de sus empleados. Te asesoramos en la elección de la herramienta adecuada, diseño, implantación y personalización que mejor se ajuste a cada cliente.