Para los equipos de cuentas por pagar, el tiempo es literalmente oro. Introducir manualmente los informes de gastos, procesar las facturas y elaborar informes de pérdidas y ganancias requiere mucho trabajo y puede ocasionar retrasos en los pagos y sanciones, lo que perjudica la calificación crediticia. Además, se producen cuellos de botella debido al tiempo que se dedica a buscar copias impresas de las facturas que faltan o a tratar de localizar las facturas dentro del flujo de trabajo.

 

La automatización reduce los procesos manuales, que resultan lentos y costosos, dirigiendo las facturas a un almacenamiento electrónico seguro. Las facturas en cualquier formato se registran automáticamente, se almacenan en un repositorio centralizado con capacidad de búsqueda y se dirigen a los contactos adecuados necesarios para su aprobación con flujos de trabajo preprogramados. Al agilizar las tareas rutinarias, tu equipo financiero puede adoptar un papel más estratégico y colaborar con los líderes empresariales para mejorar el rendimiento. 

La velocidad, precisión y fiabilidad de tu equipo de cuentas por pagar pueden ocasionar que las relaciones con los proveedores sean sanas o no. Los pagos atrasados o no realizados, los errores en las facturas, las facturas duplicadas, el fraude en las facturas u otros problemas en el proceso de pago a los proveedores pueden perjudicar tu relación con los proveedores actuales y tu reputación de cliente fiable ante los demás.

 

La automatización de las cuentas por cobrar reduce significativamente los ciclos de pago, de modo que te encontrarás en una posición más sólida para negociar descuentos o condiciones de pago más favorables. Cuando los proveedores no tienen que perseguirte por retrasos en los pagos o errores de facturación, puedes ganarte su lealtad y generar oportunidades para seguir desarrollando con ellos relaciones rentables.

Los errores en las cuentas por pagar son costosos y pueden tardar en solucionarse. La introducción manual de los datos de las facturas y el hecho de compartir copias impresas de las facturas con los equipos suele introducir imprecisiones en los datos, retrasos en las respuestas y falta de visibilidad. Sin una visión general clara y precisa, las facturas pueden quedarse sin procesar y los pagos pueden perderse, duplicarse o procesarse de forma incorrecta.

 

La automatización de cuentas por pagar se encarga de la verificación y te avisa de cualquier discrepancia como, por ejemplo, facturas duplicadas o ilegítimas, lo que facilita la identificación y la corrección de cualquier problema antes de que se agrave. Con un repositorio centralizado con capacidad de búsqueda y una visión general del proceso completo del registro de auditoría, tu equipo puede comprobar rápidamente cuándo se registró una factura, dónde está ahora y quién accedió a ella por última vez. De este modo, el tiempo de preparación de las auditorías se reduce de forma significativa y se eliminan la mayoría de las consultas, ya que los empleados, el departamento de finanzas y los proveedores tienen acceso de autoservicio al estado de las facturas y de los pagos.

Cuando se trata de controlar el flujo de caja, es esencial poder consultar cómo y dónde se gasta el dinero. Sin una visión clara, los gastos pueden empezar a aumentar sin que te des cuenta o las relaciones con proveedores no rentables pueden pasar desapercibidas.

 

La automatización permite examinar el gasto a un nivel exhaustivo, de modo que puedes realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores y comprobar las afirmaciones de estos acerca del retorno de la inversión (ROI). Un proceso de flujo de caja eficiente y transparente te ayudará asimismo a prestar un mejor servicio a los proveedores al proporcionarles un portal de autoservicio con acceso a sus propias facturas, al estado de los pagos y a otra información clave.

La capacidad de realizar un seguimiento completo de cada transacción comercial y de mantener segura la información confidencial es una necesidad para los equipos de cuentas por pagar. El papel provoca que este proceso resulte más difícil de gestionar y pone en peligro la seguridad de la información potencialmente sensible.

 

La automatización proporciona una documentación completa y adecuada de todas las transacciones comerciales, lo que te permite seguir un registro de auditoría claro para la elaboración de informes. No solo es posible enviar en cuestión de segundos a una autoridad fiscal o a auditores externos los registros contables del período auditado, sino también los correos electrónicos, las cartas o los contratos relacionados con estos registros.

 

Un sistema de seguridad basado en derechos protege contra el acceso no autorizado y la manipulación, mientras que las múltiples capas de cifrado garantizan que el proceso sea correcto y confidencial. Cualquier cambio en la normativa activa automáticamente las actualizaciones del software en la nube para garantizar así una tranquilidad total. 

Aunque cualquier transformación puede parecer un gran obstáculo, la automatización de tu proceso de cuentas por pagar es mucho más fácil de lo que crees. Hoy en día, existen numerosas soluciones automatizadas de cuentas por pagar adecuadas para el mercado medio que pueden ponerse en marcha en cuestión de semanas. Preconfiguradas y adaptadas a tu empresa, pueden integrarse perfectamente con los sistemas que utilizas actualmente y no requieren conocimientos especializados.