Comunicación, colaboración e IA, las claves para crear un entorno de trabajo híbrido que conquiste a los empleados

Madrid, 29 de noviembre de 2024. Las estrategias de workplace son cada vez más importantes a la hora de atraer y retener el talento, mejorar la experiencia del empleado y aumentar la productividad, en un contexto de consolidación del modelo de trabajo híbrido. Las empresas españolas son conscientes de ello, como ha quedado patente en la edición de Madrid del evento Be Hybrid. Be Smart, organizado por Ricoh en colaboración con Microsoft, en el que se mostraron casos de éxito de un buen número de clientes de sectores, como Banca, Energía, Sanidad o Legal.

La evolución hacia la transformación digital del puesto de trabajo no es posible sin herramientas de colaboración y comunicación, tanto a nivel interno como externo, que faciliten las tareas de los empleados que trabajan en equipos híbridos dispersos, sin mermar la capacidad de crear, colaborar y co-crear, y sin que se vean afectadas la cultura y la identidad corporativas. 

Según José Luis Gión, director del área de Workplace de Ricoh España, “la tecnología está permitiendo rediseñar cómo trabajamos, nos relacionamos y colaboramos en las empresas. Las soluciones para configurar el ‘workplace’ moderno y mejorar la experiencia del usuario son múltiples y evolucionan muy rápido; por esa razón, es importarte tener una mirada estratégica poniendo en el centro a los empleados y el negocio”.

Y, ahora, la inteligencia artificial viene a revolucionar los espacios de trabajo.  Según el directivo, “está en la agenda de todos. 2025 será un año de extensión todavía mayor de la utilización de la IA y las organizaciones deberán adaptar el hardware adecuado para emplear esta tecnología, con el sistema operativo y la capacidad de cómputo necesarios”. 

El puesto de trabajo digital en la era de la IA 

Los diferentes participantes en la sesión inaugural coincidieron en que la adopción de la inteligencia artificial está aumentando en España, y en esa curva de adopción ha tenido mucho que ver el lanzamiento en noviembre 2023 de Copilot, el asistente de Microsoft impulsado por inteligencia artificial, que está ya integrado en todas las aplicaciones de la compañía. 

Desde esa fecha, Antonio Cruz Cruz-Conde, director del área de Modern Work and Security en Microsoft España, reconoció que “no hemos hecho otra cosa que aprender, aprender nosotros, aprender con nuestros clientes y con nuestros partners, porque supone un cambio de paradigma. La IA es la mayor revolución en el puesto de trabajo. No es una nueva tecnología, sino una nueva dimensión de cómo se trabaja. Se necesita desaprender lo que hacemos para aprender a hacerlo con inteligencia artificial”.

Según el directivo, con el asistente virtual, la productividad se incrementa radicalmente pero no es lo más importante, sino que la calidad del trabajo es mucho mejor. Y la revolución solo acaba de empezar ya que, como desvela, “Copilot se utiliza hoy como asistente personal, de ayuda en el día a día, pero ya estamos incorporando esta tecnología como un miembro del equipo, capaz de hacer transcripciones de las reuniones, recordar a los organizadores qué temas se querían abordar y no se han tratado o repartir tareas en función de las conclusiones de una reunión”. Incluso permite crear mini asistentes concretos para cuestiones específicas, que facilitan el trabajo. 

Ante este cambio de paradigma que supone la IA, José Tamajón, Enterprise Sales and LoB Director en Ricoh España, subrayó que, desde la compañía, situada entre los tres integradores globales en el área de workplace, “estamos ayudando a nuestros clientes a encontrar el retorno de la inversión incorporando esta tecnología a sus procesos de negocio y ayudándoles a hacer un uso eficiente. Nuestro papel es el de traductor, siendo capaces, a través de nuestra visión integradora, de aterrizar esa innovación tecnológica y así acompañarlos en su proyecto de adopción, acorde a sus necesidades específicas”. 

Los casos de éxito de ING y Grandsolar

Dos grandes empresas, ING e Grandsolar, contaron sus experiencias a la hora de abordar los desafíos del trabajo moderno y la evolución de las herramientas de colaboración en la era de la inteligencia artificial. 

Cayetana Pablos, Chief Transformation Officer (CTO) de ING España y Portugal, narró cómo la entidad asegura que los empleados que trabajan en remoto tengan las mismas oportunidades de desarrollo que los que lo hacen de manera presencial. En este sentido, ha impulsado un modelo de trabajo flexible, asentado en una cultura empresarial en la que hay unos acuerdos a nivel de equipo para asegurar que, desde la responsabilidad, son capaces de hacer su trabajo de la mejor forma posible. Eso facilita la colaboración y trabajo deslocalizado con todas las soluciones tecnológicas necesarias, que permiten una experiencia híbrida. 

La compañía también cuenta un plan para garantizar el onboarding de las nuevas incorporaciones, desde antes de su entrada y que incluye los primeros meses para que conozcan a sus compañeros y las personas con las que van a trabajar y puedan tener oportunidades de éxito en ING.

En el caso de Grandsolar, Valentino Gallo, Head of Information Technology (CIO) de Gransolar Group, subrayó que, como empresa con plantas solares en más de 30 países, es clave tener “una cultura de trabajo híbrido”, y destacó que “el onboarding es también fundamental para que las personas se sientan parte del equipo desde el primer momento”. Por ello, las últimas soluciones de comunicación y colaboración son fundamentales para esta multinacional.

Para ambas organizaciones, la flexibilidad laboral se vive como una gran ventaja y les ha permitido los ratios de rotación de la plantilla, entre otros beneficios.

En cuanto a los retos de ciberseguridad que surgen, aparte de disponer de las herramientas de seguridad para proteger los activos y los dispositivos, ambos líderes de TI consideran fundamental la formación de los empleados, así como fomentar su responsabilidad para estar protegidos ante un panorama de amenazas en constante evolución.

En lo que respecta a la adopción de la IA, según el CIO de Grandsolar, compañía que ya tiene cinco proyectos de inteligencia artificial en marcha, “el principal reto es que nuestra gente vea la tecnología como una ayuda, un asistente. Para implementar la IA, buscamos unos ‘digital champions’ para que fuesen nuestro aval y contasen en sus áreas qué íbamos a hacer con la inteligencia artificial”. 

Para la CTO de entidad financiera, ha sido clave definir los casos de uso y proyectos que se tradujesen en impacto para sus clientes y la organización. “En ING hemos realizado unas grandes apuestas en distintas áreas, como herramientas para los empleados, modelo operativo, desarrollo de código y trabajo con partners”.

Área de exposición

Ricoh, Microsoft y empresas como Cisco, Logitech, Neat, Yealink, Barco, Dell Technologies, Flexxible, Jabra, LG, Omnisa, Arthur Holm, Pexip, Crestron y Samsung han mostrado sus soluciones para construir el puesto de trabajo del futuro, articulando sus novedades en el área de exposición en torno a tres itinerarios: Espacios Singulares, dedicado a la conceptualización, diseño e implementación de tecnología en salas de consejo, auditorios, centros de control, etc.; Salas de Reuniones Colaborativas, en el que se han mostrado espacios y salas de videoconferencia que ofrecen una experiencia híbrida, inmersiva, colaborativa y optimizada empleando la IA; y Gestión del Puesto de Trabajo, con soluciones de IA generativa que permite extraer información valiosa de los datos para maximizar la productividad y la experiencia del usuario, así como impulsar la innovación.