RICOH lanza Meeting Room Services, un nuevo servicio para incrementar la productividad de las salas de reuniones

Esta nueva oferta, desarrollada con su partner global Condeco, optimiza el uso de estos espacios y reduce los costes asociados

Sant Cugat del Vallès, 21 de enero de 2015 – RICOH Europe ha lanzado Meeting Room Services, un paquete integrado de consultoría, entrega y mantenimiento para ayudar a los clientes a incrementar la eficacia y eficiencia de sus salas de reuniones. Meeting Room Services forma parte de la oferta global de Workplace Services de RICOH para ayudar a las organizaciones a realizar un uso mejor y más eficiente del espacio de su oficina.

Basado en una alianza global con Condeco, proveedor de tecnología líder de mercado de instalaciones para reuniones, Meeting Room Services de RICOH usa datos a tiempo real sobre la utilización de este espacio dentro de la dinámica de trabajo del cliente, para luego detectar oportunidades de mejora. Gracias a la información adquirida, los consultores de RICOH desarrollan un plan específico para mejorar la disposición de los espacios para reuniones y los sistemas que apoyan la programación de las mismas. Con el soporte de RICOH, los clientes pueden incrementar la utilización de las salas de reuniones, aumentar la productividad y reducir potencialmente los costes de alquiler del espacio de trabajo.

Meeting Room Services de RICOH permite a los clientes tener un registro de cuándo se usan las salas de reuniones y durante cuánto tiempo, y pone esta información a disposición de los empleados. Con una idea más clara de la disponibilidad de las salas, las reuniones se pueden programar de forma más inmediata, con lo que se incrementa la productividad.

Para mejorar la eficiencia del proceso de reserva de reuniones, RICOH ofrece una solución integral que combina la programación de las salas y el envío de invitaciones con otras tareas como la reserva de plazas de aparcamiento y catering para los visitantes. Los anfitriones de la reunión también pueden asegurarse de que los sistemas de comunicación y colaboración a distancia, como los servicios de videoconferencia, están activados para la reunión, lo que contribuye a reducir costes y promueve las iniciativas sostenibles, ya que invita a realizar menos viajes de trabajo.

Mientras los directivos supervisan su uso, cada empleado puede reservar una sala sobre la marcha, gestionar las cancelaciones, empezar una reunión y dejar la sala libre a su finalización deslizando su tarjeta de identificación o introduciendo un código PIN en una pantalla táctil adjunta a cada sala. Para una mayor precisión, se pueden añadir sensores inalámbricos para detectar a distancia la utilización real de la sala.

Meeting Room Services también permite a los clientes implantar un sistema de señalización basado en cartelería digital que facilita que los visitantes encuentren el lugar donde se va a celebrar la reunión.

Eduard Farga, CMO (Chief Marketing Officer) & Services Director de RICOH España afirma: “El coste cada vez más alto del suelo inmobiliario de oficina está incrementando los costes operativos para organizaciones de una gran variedad de sectores. En mercados clave, el coste de una sala de reuniones puede superar los 15.000 euros anuales. A pesar de ello, somos conscientes de que, en una organización típica, este espacio permanece la mitad del tiempo sin usar. Nuestros Meeting Room Services ayudan a los clientes a abordar estos problemas, incrementado la utilización de sus instalaciones e impulsando la eficiencia de los procesos administrativos para programar reuniones. Con nuestro soporte específico, las compañías pueden ofrecer a sus empleados unos espacios para reuniones más útiles y accesibles. Además de resolver el problema de base, esto aumenta la productividad, ya que los empleados pueden programar reuniones importantes de forma más rápida y fácil”.

La optimización de las salas de reuniones consiste en adquirir un mayor conocimiento sobre el uso del espacio en cada momento. No es solo una intuición, sino datos a tiempo real sobre la utilización y la ocupación. Combinando los detalles a tiempo real que proporciona la tecnología de Condeco con la experiencia de RICOH a la hora de ayudar a los clientes a optimizar sus procesos de trabajo, las organizaciones se benefician de una solución completa que les permite sacar el máximo partido de sus salas de reuniones.