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DocuWare

Marca un nuevo ritmo en la productividad y transforma la manera de trabajar de tu negocio gracias a DocuWare, un software de gestión documental que permite digitalizar y automatizar los procesos documentales de un modo centralizado, rápido y efectivo.

¿A qué retos se enfrentan hoy las empresas?

  • Gran cantidad de documentos a almacenar que provienen de diferentes canales o sistemas.
  • Bajo nivel de control de la documentación.
  • Introducción manual de datos a la hora de registrar y/o contabilizar.
  • Procesos de autorización y validación que se dilatan en el tiempo.
  • Búsqueda de documentos rígida e ineficiente.
  • Almacenamiento físico que ocupa un valioso espacio en la oficina.
Características y ventajas

¿Qué hace el sistema de gestión documental DocuWare?

DocuWare permite digitalizar y optimizar los procesos clave en el núcleo principal de la empresa liberando a los equipos de trabajo de tareas que absorben su tiempo e impulsando la productividad.

  • Digitalización certificada. Un software documental que reduce la cantidad de papel y almacena digitalmente las facturas homologadas por la Agencia Tributaria.
  • Unificar toda la documentación, ya sea un documento físico o digital, para poder visualizarla desde un único sistema centralizado.
  • Automatizar los flujos de aprobación de documentos reduciendo los tiempos de espera y obteniendo una visión transparente de todo el proceso.
  • Programar tareas y notificaciones para conocer en cualquier momento y lugar el estado de la documentación, alertando de posibles modificaciones, cambios y validaciones del proceso.
  • Optimizar los tiempos de búsqueda para cualquier tipo y formato de documento gracias al sistema de OCR avanzado de contenido.
  • Mantener una auditoria que registre cualquier acceso o acción sobre documentos por parte de los usuarios.
  • Impulsar la movilidad entre los trabajadores. Gracias a la aplicación móvil de DocuWare, conéctate desde cualquier ubicación y reduce el tiempo de gestión de la documentación.
  • Además, es un software de gestión documental que se puede integrar con cualquier sistema ERP, CRM o BBDD.


¿Qué ventajas se obtienen con este software de gestión documental?

  • Retorno de la inversión a los 12 meses de la implantación del gestor documental.
  • Reducción del volumen de almacenamiento del correo electrónico en un 40%.
  • Búsqueda de documentos un 75% más rápida.
  • Reducción la huella de carbono al no depender de tanta documentación física, respetando así el medio ambiente.
  • Ahorro del 60% en costes de gestión gracias a la automatización de procesos.
  • Reducción del espacio físico de tu oficina en un 41%.
  • Aumento de la continuidad de la empresa evitando la pérdida de documentos ante desastres naturales u otros factores humanos.

Tamaño

Pequeñas y medianas empresas: DocuWare ofrece paquetes de soluciones preconfiguradas en la nube respondiendo a las necesidades diarias de la PYME, obteniendo un sistema de gestión documental ready-to-use con una implantación rápida y fácil de usar para empezar a trabajar en pocos días.

Grandes empresas y multinacionales: DocuWare es un gestor documental que se adapta a grandes empresas. Nuestros consultores identifican aquellos procesos documentales importantes para tu negocio y proponen alternativas de mejora en la nube, en un servidor propio o en entornos híbridos.

Sectores

Logística/Distribución
Los empleados pueden responder a las consultas de sus clientes en cuestión de segundos al disponer de inmediato de todos los comprobantes de entrega en un repositorio central de documentos.

Automoción
Gracias al módulo de gestión de expedientes para automóviles integrado con el DMS, DocuWare es capaz de mantener un control transparente y en tiempo real del estado administrativo de todos los concesionarios de la marca.

Construcción
El archivador central de documentos proporciona un control absoluto del estado de cada proyecto pudiendo acceder a cada uno de los documentos asociados rápidamente y en cualquier momento.

Educación
Establece reglas de acceso a los expedientes de los estudiantes y comparte información entre los usuarios autorizados.

Producción y control de calidad
Acelera los procesos de producción cumpliendo con todos los requisitos relativos a documentación de la ley de responsabilidad por productos. 

Legal
Gracias a la gestión documental integrada, se pueden encontrar y consultar documentos con solo pulsar un botón. En lugar de llevar multitud de actas y expedientes en su equipaje, los abogados viajan únicamente con su dispositivo móvil.

Si perteneces a otros sectores como servicios, hotelería, administración pública, sanidad, etc. No dudes en preguntarnos los beneficios.

Departamentos

Contabilidad y finanzas
Automatiza el proceso de cuentas a pagar para poder registrar, contabilizar rápidamente los gastos y acelera los cobros asegurando una buena relación con los clientes, pagos por adelantado y poder obtener una mayor liquidez.

Recursos humanos
Incrementa la productividad de los procesos de selección, automatiza las nuevas incorporaciones y protege toda la información de los empleados en un único archivo personal. Evita que los empleados pierdan el tiempo buscando documentos para que se focalicen en encontrar talento.

Ventas
Gracias a la automatización de flujos de trabajo, captura, accede y comparte información de clientes y posibles clientes en cuestión de segundos, facilitando así la gestión de los contratos de venta incluso fuera de la oficina.

Gestión de proyectos
Centraliza la documentación de tus proyectos para poder acceder al material en segundos y establece un sistema de notificaciones para que los cambios en documentos puedan verse de inmediato.

IT
Sistema de gestión de registros seguro y sencillo, incluyendo calendarios de conservación y posibilidad de recuperación ante desastres de seguridad.

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Un gestor documental en la nube

DocuWare Cloud es un Software as a Service (SaaS) que permite a los usuarios conectase a través de una aplicación basada en la nube mediante una conexión a Internet.

  • Sin necesidad de instalar ni mantener un servidor propio: gracias a este software de gestión documental en la nube sólo debes contratar el servicio y comenzar a trabajar.
  • Pago por uso: seas una empresa grande o pequeña, ahorra en costes por uso al pagar únicamente por lo que vas a utilizar.
  • Gana en flexibilidad: incrementa o reduce tu suscripción a medida que tus necesidades cambien. DocuWare Cloud se adecua a cada momento de tu negocio.
  • Un equipo de trabajo ágil: no hay necesidad de desarrollar e implementar aplicaciones para acceder desde distintos sistemas; con el gestor documental DocuWare Cloud se puede acceder desde cualquier equipo o dispositivo móvil conectado a Internet.
  • Más seguro: instalado en la nube Azure de Microsoft, DocuWare Cloud garantiza un acceso cifrado y seguro cumpliendo con la normativa europea (RGPD).