El personal confiaba en las agendas y en los asistentes personales para la reserva de las salas de reuniones. A menudo se duplicaban las reservas, lo que causaba frustración entre toda la plantilla.
Vodafone deseaba mejorar la gestión de las salas de reuniones y lograr un uso más efectivo de sus espacios físicos. Buscaban un sistema basado en la nube que pudiera actualizarse fácilmente y que les proporcionara información sobre el uso de los puestos de trabajo y de las salas de reuniones. Necesitaban un sistema con un enfoque centrado en los dispositivos móviles, que respaldara el objetivo de Vodafone de flexibilizar la manera de trabajar de sus empleados.
Ricoh y Condeco trabajaron en estrecha colaboración con Vodafone para implementar una solución sin fisuras. Gracias a la incorporación de un software de reserva de salas de reuniones, ahora Vodafone puede gestionar las reservas desde una única herramienta, que está integrada en su sistema de Microsoft Outlook ya existente.
En línea con el espíritu de Vodafone basado en la movilidad y la agilidad, se ha desarrollado una aplicación que permite a los empleados reservar las salas de reuniones, independientemente de su ubicación, lo que simplifica y flexibiliza mucho el trabajo.
En el exterior de cada sala de reuniones, se han instalado pantallas informativas para que todo el personal pueda ver la disponibilidad y capacidad de cada uno de los espacios. Estas 150 pantallas refuerzan una manera de trabajar muy valorada por Vodafone: garantizar que las salas de reuniones se utilicen únicamente cuando sea necesario, no como oficinas privadas.
"L'approccio digitale ha determinato un miglior comportamento dei dipendenti e dunque una maggiore disponibilità di sale riunioni."
Mirna Gelleni, Senior Workplace Strategist, Vodafone
