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Archivo de cuentas a cobrar

En muchas empresas, la información recogida en una factura se obtiene de diversas fuentes de la organización y, a menudo, el personal en contacto con el cliente cuenta con una visión incompleta de la factura que este recibe.

La solución de archivo de cuentas a cobrar de Ricoh, Accounts Receivable Archiving, es fácil de utilizar y le permite capturar imágenes digitales de la factura impresa para que pueda disponer de una copia precisa de las que se envían al cliente. Después, las versiones digitales de la factura final se indexan y almacenan en un archivo central para que el personal de atención al cliente pueda acceder a los documentos con facilidad si tiene que responder a preguntas del cliente.

Esta solución es segura y solo los empleados autorizados cuentan con acceso a esta vista del cliente.

Características y ventajas

La solución de archivo de cuentas a cobrar de Ricoh, Accounts Receivable Archiving, centraliza el archivo de facturas para que usted pueda encargarse con rapidez y eficiencia de las consultas sobre las facturas que realicen los clientes.

Este servicio le permite:

  • Ofrecer un servicio de atención al cliente mejorado al tener a mano una referencia precisa de la factura enviada al cliente
  • Ahorrar tiempo en el acceso y la recuperación del depósito digital centralizado con sus potentes funciones de búsqueda
  • Garantizar la confidencialidad de sus clientes mediante una seguridad basada en roles que gestiona el acceso a los documentos
  • Mejorar el cumplimiento normativo con la gestión de versiones de documentos de entrada y salida, lo que garantiza que solo se hace referencia a los documentos más recientes
  • Seguir una pista de auditoría clara para la elaboración de informes
  • Fomentar la productividad con el módulo de acceso web opcional que le permite ver documentos con seguridad desde ubicaciones remotas

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