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Contract Management

La solución de gestión de contratos de Ricoh, Contract Management, crea un archivo electrónico centralizado seguro y fácil de gestionar que proporciona acceso en tiempo real a documentación actualizada.

La centralización del almacenamiento de contratos le permite disfrutar de mayores niveles de control sobre esta documentación vital. Los contratos se encuentra y gestionan con toda facilidad, y la seguridad de los documentos aumenta.

Nuestra solución de gestión de contratos le permite capturar documentos en archivos indexados y almacenarlos en carpetas seguras a las que pueden acceder los usuarios autorizados. Encontrar los contactos y los acuerdos de nivel de servicio resulta fácil y rápido, y ya no se corre el riesgo de perderlos o de archivarlos incorrectamente.

Características y ventajas

Nuestra solución le permite tomar las riendas de la gestión de sus documentos contractuales y le ofrece las siguientes características:

Acceso sencillo a información confidencial

  • Los documentos impresos se convierten y se indexan con facilidad para poder buscarlos rápidamente
  • Una gestión de información de alta calidad pone datos vitales al alcance de la mano para que pueda tomar decisiones rápidas y disfrutar de posiciones negociadoras fuertes

Seguridad mejorada

  • El acceso al sistema basado en roles le permite gestionar con facilidad quién puede acceder a los documentos
  • El registro de usuarios y las pistas de auditoría mantienen un seguimiento de las visitas de los usuarios y facilitan el cumplimiento normativo
  • La realización de copias de seguridad regulares protege la continuidad del negocio e impide las pérdidas de información

Mayor eficiencia

  • El flujo de trabajo digital facilita la precisión y reduce la posibilidad de que los contratos se pierdan o se archiven incorrectamente
  • La funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres digitaliza el texto con rapidez y precisión
  • El almacenamiento electrónico centralizado proporciona un acceso eficiente a los documentos
  • Los servicios de registro de entrada y salida garantizan el control de las versiones de los documentos para que siempre disponga de acceso a la información más reciente

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