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Document Governance

Tanto en una pequeña empresa local como en una multinacional en expansión, la forma de gestionar los documentos repercute directamente en la eficiencia para hacer negocios.

El servicio de control documental de Ricoh, Gestión Documental, está aquí para ayudarle a tomar el control de la gestión y la monitorización de su entorno documental. Ofrecemos una suite integrada y escalable de aplicaciones y herramientas que trabajan conjuntamente para simplificar el control de los documentos.

Además de satisfacer los objetivos de seguridad, sostenibilidad y cumplimiento normativo, nuestros clientes han logrado hasta un 40 % de ahorro directo en los costes de explotación tras la implementación de nuestra solución.

Nuestro servicio de control documental potencia sus procesos de documentos de la siguiente manera:

  • Monitoriza el uso de sus dispositivos
  • Gestionan el acceso de los usuarios y la actividad de impresión mediante el establecimiento de sistemas de autenticación y cuotas
  • Mejora la seguridad de los documentos con una sólida autenticación de usuarios
  • Garantiza la conformidad con el cumplimiento normativo mediante informes precisos
  • Mejora la eficiencia mediante la conversión de los documentos en papel en documentos digitales para una rápida distribución electrónica
  • Aumenta la productividad de la empresa con flujos de trabajo de documentos personales

Todo esto a través de una interfaz de usuario intuitiva que le permite gestionar sus procesos y todos los dispositivos de su red a través de una herramienta de gestión de ventanilla única.

Características y ventajas

El servicio de gestión documental de Ricoh es escalable y se puede adaptar a su entorno. Ofrecemos un apoyo total en todo momento y le ayudamos a monitorizar y actualizar sus procesos a medida que cambien sus necesidades.

Nuestra suite de gestión integrada le ayudará a:

Reducir los costes operativos

  • Maximice la eficiencia de las adquisiciones con una suite de aplicaciones todo en uno de un único proveedor
  • Utilice cuotas para hacer respetar el uso máximo de los dispositivos y garantizar la configuración más económica
  • Reduzca los gastos operativos y ahorre tiempo al simplificar la gestión, la monitorización y el control para los administradores de TI
  • Aumente la eficiencia del personal con una interfaz de usuario unificada
  • Mejore los procesos
  • Facilite al personal el escaneo y la distribución de documentos de forma digital para mejorar el acceso a los documentos y su flujo de trabajo en toda la compañía
  • Aumente la precisión y mejore la colaboración y la productividad de modo que la información esté disponible rápidamente

Proteger los documentos confidenciales

  • Mantenga los documentos confidenciales a salvo de usuarios no autorizados con la función de autorización de documentos que restringe la impresión de documentos a sus propietarios
  • Incorpore documentos vulnerables en papel a flujos de trabajo digitales seguros

Simplificar aspectos complejos del cumplimiento normativ

  • Satisfaga la necesidad de procesos uniformes y bien documentados
  • Utilice un seguimiento preciso y completo para demostrar el cumplimiento
  • Realice un seguimiento de los registros de trabajos de los usuarios para fines de auditoría

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