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Registros de flotas de vehículos

Disponer de información coordinada y bien estructurada ayuda a las empresas de todos los tamaños a cumplir con las numerosas normativas sobre flotas y usuarios de vehículos de la empresa. La solución de registros de flotas de vehículos de Ricoh, Fleet Records, ofrece un archivo electrónico seguro y fácil de gestionar que le permite centralizar y simplificar el control de sus registros de flotas.

Esta solución de sencilla implementación le permite capturar e indexar rápidamente la documentación de los vehículos para disponer de acceso en tiempo real a las versiones más recientes de los registros de su flota. Los archivos indexados se archivan de manera segura y son fáciles de rastrear.

Una vez digitalizados e indexados, es fácil encontrar los documentos, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar en archivos de papel. Además, se mejoran los procesos y se reduce el margen de error, ya que puede evitar que los documentos puedan perderse o archivarse de forma incorrecta. El mantenimiento de registros digitales también supone una reducción en los costes de papel y almacenamiento, lo que repercute directamente en su política de sostenibilidad.

Características y ventajas

La solución de registros de flotas de vehículos de Ricoh, Fleet Records, le ayuda a reducir los procesos manuales que tanto tiempo consumen y le permite acceder inmediatamente a los documentos cuando los necesite.

Este servicio le ayudará a:

Simplificar el cumplimiento legal

  • Los documentos digitalizados y el almacenamiento centralizado garantizan una búsqueda y una recuperación sencillas de todos los documentos relacionados con vehículos
  • El indexado preciso, las pistas de auditoría y la gestión de versiones ayudan al cumplimiento de la normativa legal
  • Toda la documentación relevante sobre vehículos y conductores, incluyendo seguros, controles de seguridad y permisos, se puede cotejar y monitorizar para realizar actualizaciones críticas, lo que contribuye a mantener una flota segura y productiva

Reducir los costes empresariales

  • Se reducen los costes de administración y se eliminan los gastos de almacenamiento físico
  • Un acceso sencillo a un depósito electrónico indexado con precisión y gestionado de manera centralizada acaba con la necesidad de procesar y comparar manualmente los documentos de los vehículos
  • Es posible reducir aún más los costes mediante el envío y la recepción de documentos de forma digital

Acelerar los procesos y dejar tiempo libre

  • La gestión centralizada de documentos electrónicos acelera los procesos de gestión de la flota, como las reclamaciones de seguros
  • El acceso a documentos en tiempo real reduce el tiempo que se pasa buscando documentos críticos de forma manual

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