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Oficina sin papel

La oficina sin papel es un objetivo que cada día se proponen más empresas, y que ofrece muchas ventajas más allá del ahorro de costes y de la contribución a reducir el impacto medioambiental de una compañía.

Una oficina sin papel para ser eficiente y reducir gastos

En Ricoh, apostamos por la digitalización de toda la documentación que se gestiona en tu empresa. Nuestra solución de oficina sin papel te ayuda en la construcción de un archivo digital. Nos encargamos de la digitalización e indexación de los archivos existentes en los distintos departamentos de tu empresa y diseñamos una estructura documental y un plan de acción para dar continuidad al tratamiento documental. Asimismo, la solución de oficina sin papel te proporcionará un seguimiento y un reporting funcional de las actividades.

¿Cómo conseguir una oficina sin papel?

En un momento en el que el entorno de oficina está en pleno proceso de cambio y de transformación digital, hemos creado una metodología propia con la que te ayudamos a definir procesos de digitalización y a construir un archivo digital adaptándonos a las necesidades de tu negocio. Una oficina paperless mejora significativamente la eficiencia de los procesos de gestión documental, reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos y facilita el acceso de todos los empleados a la información.

Nuestros servicios de tratamiento de documentación entrante, y de la generada por los colaboradores de la empresa le ayudan a digitalizar sus documentos para que tenga mayor control de éstos y para que las entregas sean más eficientes. Además, se proporciona un seguimiento y reporting funcional de las actividades.

  • Construcción de archivo digital: Nos encargamos de la digitalización e indexación de los archivos existentes en los distintos departamentos de la empresa. Diseñamos una estructura documental y un plan de acción para dar continuidad al tratamiento documental.
  • Redefinición de oficinas: En procesos de cambio en el entorno de trabajo, ayudamos a defi¬nir cómo debe ser la gestión documental en el nuevo modelo. Construimos el archivo digital que ayudará en todo el proceso de transformación.
  • Disponemos de una metodología propia para la construcción eficiente del archivo digital y procesos de digitalización.
Características y ventajas
Nuestra solución Ricoh Paperless tiene como objetivo agiliar y optimizar los procesos de back-office y mejorar la experiencia del cliente a la vez que reducir los costes asociados. Con nuestra solución de oficina sin papel conseguirás:
  • Simplificar las tareas administrativas, ya que se reduce el tiempo de gestión del correo interno y se mejora la capacidad de búsqueda.
  • Mejorar la eficiencia de los empleados y el servicio de atención al cliente.
  • Reducir el espacio físico de almacenamiento y conseguir oficinas más limpias.
  • Aumentar la seguridad y conformidad legal de los documentos ya que tu control sobre ellos será mayor.
  • Reducir los errores humanos y, en consecuencia, el riesgo empresarial.
  • Proteger el medio ambiente y nuestro planeta.

En Ricoh te acompañamos durante todo el proceso de transformación hacia una oficina sin papel, y lo hacemos en tres pasos:

  • Captura e indexación de toda la información: bien sea información en papel, o bien información que llega a través de fax, correo postal, correo electrónico, formularios web, etc. Capturamos la información de manera inteligente y de forma que puedas encontrarla fácilmente y utilizarla en el futuro. 
  • Automatización de flujos de trabajo que permitan sustituir la gestión del papel: ofrecemos útiles funciones como un software de flujo de trabajo digital que incluye una herramienta de asignación de procesos para visualizar tus procesos, o la integración de formularios web en tus procesos de flujo de trabajo, y capacidades móviles que te permiten capturar, enviar y aprobar documentos sobre la marcha.
  • Archivado y recuperación: te ofrecemos herramientas para que la recuperación de la información enviada a través de un  flujo de trabajo automatizado sea rápida y fácil, y al mismo tiempo, segura.

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