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Servicios de Documentos Gestionados

En el competitivo mercado actual, la capacidad para acceder y distribuir eficazmente la información es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Los  Servicios de Documentos Gestionados de Ricoh ofrece soluciones a medida para optimizar los procesos documentales, con el fin de que la información precisa esté disponible en el momento en que se necesite.

Nuestro servicio afronta los tres elementos esenciales de la gestión de documentos:

  • La creación de información
  • El movimiento de la información  alrededor del negocio
  • El procesamiento de la información para que ofrezca valor

Todas las soluciones de los Servicios de Documentos Gestionados  están diseñadas pensando en sus necesidades, tanto en términos de sus objetivos como en el funcionamiento de su negocio

Trabajamos alineados con su equipo y usamos una metodología probada  para establecer la mejor configuración para su organización:
  • En primer lugar, evaluamos la forma en que su empresa accede, usa y almacena la información impresa y electrónica, evaluando su entorno, los dispositivos y la propia información
  • Posteriormente, trabajamos para optimizar su infraestructura para tener la certeza de que los empleados tienen acceso total a la información que necesitan para su trabajo
  • A continuación, examinamos el comportamiento de las entradas y salidas de los flujos de información de su negocio, es decir, lo que sus usuarios imprimen y los motivos para hacerlo
  • Con esta información a mano, establecemos qué tecnologías de gestión de la impresión le ayudarán más a aumentar su productividad y a eliminar gastos innecesarios
  • A lo largo del proceso, evaluamos la forma en que los empleados responden a los cambios y, si es necesario, adaptamos nuestro enfoque en consecuencia
  • Luego, sin perder de vista los problemas de seguridad de la información y de la normativa actual, trabajamos con usted para asegura la mejora continua a medida que la empresa cambia y crece

Como parte de nuestro servicio, Ricoh también puede gestionar otros proveedores que alimentan a su infraestructura de gestión de documentos, lo que le permite agilizar sus procesos y costes, y reducir los gastos de gestión.

Características y ventajas

Los servicios personalizados de gestión de documentos de Ricoh se diseñan en torno a su empresa, con el fin de ayudarle a hacer un uso más eficaz de la información. Nuestras soluciones probadas y reconocidas le ayudarán a:

Aumentar  la satisfacción de los clientes gracias a la reducción de los tiempos de respuesta
Los clientes esperan y merecen un servicio eficaz y bien informado. La racionalización de los procesos documentales ayuda a los empleados que están de cara a los clientes a encargarse de sus tareas con facilidad, con lo que pueden prestar un servicio personalizados, lo que genera satisfacción y fidelidad del cliente.

Extraer más valor del capital que supone la información
Nuestras soluciones están diseñadas para facilitar el libre movimiento de la información a través de la organización. Al hacer que la información esté disponible, accesible y se pueda adaptar,  transferir, y reusar mejor, se mejora su capacidad para adaptarse rápidamente al cambiante entorno empresarial.

Mejorar la productividad y reducir las ineficiencias
Alineando la tecnología con la forma en que las personas prefieren trabajar y ayudando  a los empleados a adaptarse a los cambios, se aumenta directamente el rendimiento y la productividad. También le ayudamos a gestionar los costes de sus procesos empresariales identificando  los cuellos de botella y controlando el uso de los recursos  para reducir el tiempo y el desperdicio de inventario, así como aumentar la amortización de la inversión.

Casos de uso

El siguiente caso de éxito ilustra cómo se pueden adaptar los Servicios de Documentos Gestionados de Ricoh a distintos escenarios:

Gestión de los costes de impresión

En todos los sectores, las organizaciones no dejan de buscar nuevas formas de recortar los gastos administrativos sin comprometer  la calidad del servicio o la satisfacción del cliente.

Nuestras soluciones personalizadas permiten a las organizaciones optimizar los volúmenes de impresión, su calidad y su coste. Todos compromiso empieza con una valoración específica para capturar los volúmenes de los dispositivos, los ratios entre usuario y dispositivo, los flujos de trabajo de impresión y las aplicaciones comunes.

Con esta información, Ricoh trabaja con las organizaciones para implementar herramientas que:

  • Enruten los trabajos de impresión
  • Controlen el acceso y reduzcan el desperdicio
  • Supervisen la asignación del uso y controlen los costes respectivos
  • Centralicen la generación de informes
  • Gestionen el entorno de salida

Gestión de múltiples proveedores

El hecho de actuar como único punto de contacto para las soluciones de documentos cuya marca no sea Ricoh nos permite  minimizar  el tiempo y esfuerzo que debe realizar nuestro cliente para controlar las relaciones con los proveedores.

Gestionamos y medimos las actividades del día a día y el cumplimiento del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para que las organizaciones puedan beneficiarse de unos niveles de servicio consistentes. A través de este enfoque, las empresas pueden eficientar su gasto con menos proveedores que les ayuden a gestionar los costes


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