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Cómo archivar y encontrar documentos en 7 pasos

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La digitalización no significa automáticamente que en el futuro te beneficiarás de un archivado claro

En muchos lugares de trabajo, los sistemas de archivo de documentos son engorrosos y caóticos, lo que dificulta la eficiencia laboral. El acto manual de archivar documentos consume tiempo innecesario, y la búsqueda de documentos puede ser una tarea tediosa. Por lo tanto, es recomendable la digitalización integral del almacenamiento de documentos para ahorrar costes de papel, impresoras y archivo.  
 
Pero cuidado, la digitalización no garantiza automáticamente un archivo claro en el futuro. Si los documentos se archivan de manera no sistemática, se puede crear desorden en el ordenador o en la nube, y la búsqueda de documentos digitales también puede ser difícil. 
 
Por lo tanto, es importante seguir los siguientes pasos para digitalizar con éxito la gestión y el archivo de documentos. 

1. Piensa en una estructura de carpetas adecuada antes de digitalizar

Se recomienda adoptar un enfoque estructurado al implantar un nuevo sistema de archivo digital de documentos. Algunas personas cometen el error de simplemente escanear y recopilar los documentos en el escritorio, lo que resulta en la necesidad de clasificarlos en un segundo paso, lo que lleva mucho tiempo. 
 
Es mejor crear una estructura de carpetas fácil de usar antes de archivar el primer documento.

 Debe considerar qué carpetas y nombres de carpetas son adecuados para tu propósito y cómo organizarlas en diferentes niveles. ¿Qué carpetas son adecuadas para el primer nivel? ¿Qué sistema de carpetas quiere implementar en los subdirectorios? Invierta tiempo en la planificación de esta estructura, ya que una reestructuración posterior puede requerir mucho esfuerzo. 

2. Existe una gran variedad de sistemas de carpetas que, en principio, puedes utilizar. Es importante que evites los siguientes errores

Para una gestión eficiente de documentos digitales, es importante evitar la opción de almacenar todos los documentos en el escritorio ya que puede resultar difícil encontrarlos más adelante. 
  • Además, es recomendable limitar el número de carpetas y niveles, ya que demasiadas carpetas pueden generar confusión y perdida de documentos.  
  • También es importante limitar el número de clics necesarios para acceder a un documento, idealmente a no más de tres clics.  
  • Y se debería dar nombres precisos a las carpetas de todos los niveles con tal de planificar y estructurar adecuadamente la gestión de documentos para ahorrar tiempo y esfuerzo en el futuro. 

3. Llena de archivos el nuevo archivador

Ahora puedes organizar tus documentos digitales en carpetas individuales o guardarlos allí. Para empezar, te recomendamos copiar todos los archivos que tengas en tu ordenador, disco duro externo y dispositivos móviles en formato digital. Si tienes documentos adjuntos en tu correo electrónico que aún no has guardado, también deberías añadirlos al archivo. Una vez que hayas hecho esto, puedes comenzar a organizar tus documentos en papel.

Para ello, te sugerimos que escanees los documentos por carpetas. Por ejemplo, puedes empezar por las facturas y luego ocuparte de otros tipos de documentos.

4. Maximiza la eficiencia i digitaliza ampliamente los documentos

Para mantener tus documentos organizados, es recomendable archivarlos directamente en formato digital. De esta manera, podrás encontrarlos fácilmente en el futuro.  
 
Si decides utilizar la gestión digital de documentos, es importante que vayas eliminando gradualmente los documentos físicos. Sin embargo, es inevitable que todavía recibas facturas y otros documentos en papel. Para solucionar este problema, es recomendable digitalizarlos de inmediato. Existen diferentes programas de software que puedes utilizar para ello. Un buen software de contabilidad, por ejemplo, te permitirá digitalizar los recibos de caja. La ventaja adicional de utilizar un programa de contabilidad es que automáticamente introducirá los datos en tu sistema de contabilidad financiera. 

5. Piensa en una protección fiable de tus datos

La digitalización del almacenamiento de documentos es una excelente forma de aumentar la eficacia y reducir los costes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que tus archivos deben ser protegidos exhaustivamente. La pérdida de datos puede tener consecuencias nefastas para tu organización, por lo que es recomendable hacer copias de seguridad periódicas para evitar este problema. Además, debes proteger tus documentos de la piratería informática.

Para ello, es esencial implementar medidas de protección eficaces que eviten el acceso de terceros no autorizados a tus archivos. 

6. Organiza y gestiona los derechos de acceso a las carpetas

Es importante que los derechos de acceso a los datos sean claros y transparentes. Debes permitir el acceso solo a aquellos empleados que necesiten tener acceso para realizar tus tareas. De lo contrario, existe el riesgo de que se produzcan fugas de datos y violaciones de la protección de datos.

7. Utiliza la ayuda de proveedores profesionales de gestión de documentos

Digitalizar el almacenamiento de documentos puede ser un proceso complejo, como se refleja en estas instrucciones paso a paso. Sin embargo, no tienes que hacerlo solo. Los especialistas están disponibles para ayudarte. Puedes recurrir a proveedores de servicios como Ricoh, quienes ofrecen soluciones de software de alta calidad para el almacenamiento digital de documentos y apoyan activamente la digitalización con su experiencia.

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