Cinco actividades que roban tiempo y que las pequeñas empresas pueden afrontar de un modo más eficiente
Si estás a cargo de una pequeña empresa, el tiempo es tu activo más valioso. Con una lista interminable de tareas y recursos limitados, resulta crucial encontrar formas de simplificar las operaciones y recuperar el tiempo. La tecnología es uno de tus mayores aliados cuando se trata de optimizar el tiempo y las operaciones. Desde servicios de TI hasta aplicaciones de automatización en la nube, existe un amplio abanico de soluciones y servicios que pueden contribuir a transformar tus procesos empresariales y optimizar la eficiencia. ¿Cómo añadir agilidad a tu pila de herramientas tecnológicas e impulsar tu empresa hacia el máximo rendimiento? Aquí te mostramos cinco actividades que roban tiempo y sugerencias para afrontarlas de un modo más eficiente.
1. ¿Ahogado por el papeleo?
Entre la gestión de la contabilidad, la incorporación de nuevos empleados o el procesamiento de contratos, la navegación a través de un laberinto de tareas administrativas y la búsqueda constante de documentos y carpetas pueden provocar que tu tiempo se desvanezca. Es el momento de pensar en simplificar tus operaciones basadas en un exceso de papel utilizando soluciones avanzadas de gestión documental que ofrezcan funciones donde virtualmente sean los propios documentos los que se archiven por sí mismos, categorizando cada documento de forma inteligente para poder recuperarlo sin esfuerzo. Estos sistemas van más allá del almacenamiento ya que clasifican, garantizan y simplifican para convertir tu trabajo administrativo pendiente en un modelo de eficiencia digital.
2. Mantenerse al día de los cambios en la normativa
Gestionar el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos y la nueva normativa sobre aspectos financieros o de recursos humanos suele convertirse en una tarea difícil. Especialmente cuando no cuentas con especialistas en la plantilla. La automatización de flujos de trabajo en la nube puede desempeñar un papel fundamental para garantizar el cumplimiento mediante la simplificación de procesos y la obligatoriedad de procedimientos estandarizados en toda la empresa.
Estos sistemas ofrecen funciones que permiten implementar reglas predefinidas, notificaciones automáticas de aprobación o registros de auditoría, reduciendo de este modo los errores humanos y facilitando la creación de informes para las auditorías de conformidad. Al integrar la automatización en tus procesos, también estás integrando el cumplimiento en tus operaciones diarias y garantizando que cada uno de los pasos sea conforme, fiable y transparente.
3. Colaboración en un entorno híbrido
La navegación en un entorno de trabajo híbrido presenta su propio conjunto de dificultades. Garantizar el acceso seguro a los documentos y la información, mantener reuniones híbridas, obtener los equipos de TI adecuados; todo ello puede obstaculizar la eficiencia.
Para facilitar la colaboración híbrida sin comprometer la seguridad, puedes equipar a tu empresa con herramientas de colaboración seguras y también con tecnología adaptada que acerque a los miembros del equipo. Herramientas de gestión de proyectos, soluciones de gestión documental o incluso equipos inteligentes para la sala de reuniones que mejoren la experiencia de la reunión, hay numerosas soluciones que pueden ayudarte a avanzar en el proceso de digitalización, y también mejorar la experiencia y el compromiso de los empleados.
4. Adquisición de equipos de TI y de oficina
Con tantos proveedores para elegir y la constante renovación de necesidades, la adquisición de suministros y de equipos de TI y de oficina no siempre es un tema sencillo. Algunos proveedores o socios locales pueden ayudarte a mejorar en gran medida tus planes de compras, ya que te pueden suministrar todos los artículos que necesitas y se ocupan de renovar automáticamente tus existencias de material de oficina cuando es necesario. Se acabaron los pedidos duplicados, se acabó perder el tiempo en trámites. Esto te ofrece la oportunidad de canalizar tu energía hacia el crecimiento estratégico y la innovación, y te permite beneficiarte del ahorro de costes, de la tranquilidad y de una mayor trazabilidad.
5. Solución de problemas de TI
A veces, la tecnología falla y genera una importante pérdida de tiempo y productividad. Aquí es donde se demuestra el valor de los servicios gestionados y de los proveedores externos. Confiar en servicios externos que estén especializados en mantener el buen funcionamiento de todos tus dispositivos permitirá maximizar el tiempo de trabajo y que tú y tu equipo os podáis concentrar en las actividades fundamentales que impulsan la empresa hacia delante. Al confiar los detalles técnicos a los expertos, estás garantizando que todos los aspectos de tu operativa funcionen como una máquina bien engrasada.
Emprende tu proceso de transformación hacia la eficiencia
La recuperación de tiempo en una pequeña empresa se consigue trabajando de una manera más inteligente y no trabajando más. Al afrontar estas áreas comunes de pérdida de tiempo con las soluciones digitales más recientes, estás allanando el camino hacia un funcionamiento menos problemático, una mayor productividad y un crecimiento global de la empresa. Cuando estés listo para dar este paso de transformación, Ricoh estará allí para brindarte todo su apoyo.
Con un conjunto de soluciones y servicios diseñado para simplificar tus procesos y mejorar tu eficiencia, Ricoh te ayuda a transformar los retos en oportunidades y garantizar que cada momento cuente. ¿Preparado para que tu negocio alcance un nuevo nivel? Descubre nuestras soluciones gestionadas de impresión y automatización y empieza el camino hacia una empresa más ágil y próspera.
Robert Janssen
Director de eCommerce y pymes, región EMEA
