Cómo la orquestación de procesos ayuda a respaldar la planificación estratégica de personal y a acumular resiliencia organizativa

Las condiciones imprevisibles del mercado, la falta de personal cualificado, los desplazamientos demográficos y el rápido progreso tecnológico se han combinado recientemente para que la planificación de personal se convierta cada vez más en un proceso más importante y más complejo. No es sorprendente que, cuando Gartner realizó encuestas a 1400 responsables de RR. HH. acerca de sus principales prioridades para 2025, la planificación estratégica de personal se clasificó entre los cinco primeros puestos.

Con la estrategia y las soluciones adecuadas, la planificación de personal permite a los departamentos de RR. HH. alinear sus políticas de gestión de talento y contratación con objetivos corporativos más amplios. En definitiva, la selección de las personas adecuadas con las habilidades correctas en los lugares apropiados y en el momento preciso contribuye a impulsar el crecimiento de la empresa y la resiliencia organizativa a largo plazo.

No obstante, muchos departamentos de RR. HH. tienen dificultades para adoptar un planteamiento eficaz. En la misma encuesta de Gartner, el 61 % de los responsables de RR. HH. declaró que su planificación de personal no abarcaba un periodo superior al año y solo el 15 % afirmó que tenían capacidad para llevar a cabo la planificación para los próximos dos años o más.

Un nuevo concepto, la orquestación de procesos, puede contribuir a optimizar la planificación de personal y permitir que las organizaciones se enfoquen más allá de las necesidades inmediatas de personal, hacia la acumulación de resiliencia a largo plazo. Al vincular tareas y flujos de trabajo, la orquestación de procesos permite que los equipos de RR. HH. obtengan una visión general unificada de sus operaciones que les sirva para planificar el futuro y mantenerse un paso por delante de la competencia.

¿Cuáles son los principales retos en la planificación de personal?

Un sistema estándar de planificación de personal consta de varios pasos, empezando por establecer los objetivos clave de la empresa para los próximos tres a cinco años, seguido de la dotación de talentos, el análisis de la demanda y la previsión de necesidades de cualificaciones en el futuro. Este proceso permite a los equipos de RR. HH. comprender las capacidades actuales de la plantilla, predecir tendencias como las bajas de los empleados, evaluar necesidades futuras, identificar carencias en las cualificaciones y planificar soluciones para atraer a nuevos talentos.

Como es natural, el valor y la precisión del análisis y las previsiones dependen de la calidad de los datos disponibles en el departamento de RR. HH. Esto cubre un amplio abanico: mientras los datos sobre tendencias en la industria y sobre competencia emergente suelen estar disponibles a partir de estudios de investigación, una planificación eficaz de personal también requiere datos informatizados de RR. HH. sobre el volumen de la plantilla, datos demográficos, bajas de empleados, compensaciones, gastos de formación y selección de personal, y muchos otros factores.

Aquí es donde las funciones del departamento de RR. HH. suelen encontrar escollos significativos durante el ciclo de planificación de personal. En muchos casos, los datos clave se dispersan por un complicado mosaico de sistemas integrados de forma deficiente, desde plataformas básicas de sistemas de información de recursos humanos y aplicaciones de selección de personal hasta archivos de documentos, soluciones de nóminas y contabilidad, herramientas de formación y desarrollo, y antiguos servidores de archivos.

El resultado es que conlleva mucho tiempo y esfuerzo localizar, combinar y posteriormente analizar estos datos, y el departamento de RR. HH. debe esperar demasiado tiempo para conseguir información crucial que respalde la toma de decisiones. También existe el riesgo de que en el departamento de RR. HH. acaben trabajando con información incompleta, imprecisa u obsoleta, dificultando la eficacia de las iniciativas de planificación de personal. Se trata de un problema habitual: según un estudio de Gartner, >67 % de las organizaciones de RR. HH. consideran que no están utilizando los datos de forma eficaz en su planificación de personal.

El principio fundamental de la orquestación de procesos es la integración. Las plataformas más recientes utilizan API, webhooks y otros métodos para intercambiar datos sin problemas entre las distintas aplicaciones de RR. HH., el software de análisis de puestos de trabajo, los archivos de documentos e incluso los sistemas heredados. Muchas soluciones también incluyen herramientas intuitivas de diseño que permiten a los usuarios de RR. HH. configurar flujos de trabajo sin necesidad de formación ni conocimientos especializados.

Mediante el despliegue de la orquestación de procesos, puedes extraer datos integrados del sistema de información de recursos humanos, del software de selección de personal, de los sistemas de nóminas, y de las plataformas de formación y desarrollo, para posteriormente aprovechar el software de análisis de puestos de trabajo para revelar tendencias de plantilla, demográficas y de bajas, crear previsiones para los próximos tres o cinco años, e identificar posibles lagunas de cualificaciones, talento y capacidades.

Impacto estratégico de la orquestación en la planificación de personal

Gracias a la información adquirida en la fase de análisis, puedes desarrollar e implementar nuevas políticas de adquisición y gestión de nuevos talentos para garantizar que dispongas en tu organización de las personas adecuadas en el momento preciso. También puedes incorporar datos sobre la evolución de la legislación laboral para preservar el cumplimiento normativo en las iniciativas de planificación. Y, como la orquestación de procesos proporciona datos de RR. HH. integrados, puedes realizar un seguimiento del impacto de las nuevas estrategias, con la perfección y optimización constante para obtener mejores resultados.

Por ejemplo, la orquestación de procesos seguida del análisis de puestos de trabajo puede ayudarte a identificar las cualificaciones técnicas y digitales especializadas que necesitas para mantener la competitividad durante los próximos cinco años. Con esta información, puedes adaptar tu estrategia de selección de personal para centrarla en identificar candidatos con la experiencia y las referencias adecuadas, o crear atractivos planes de carrera para titulados con conocimientos y cualificaciones específicas.

De un modo similar, puedes utilizar los datos integrados de RR. HH. disponibles mediante orquestación de procesos y soluciones de análisis para identificar lagunas de conocimientos y orientar la formación interna y los programas de desarrollo hacia la mejora de competencias o la readaptación profesional de tu base de empleados. Este planteamiento no solo mejorará las capacidades dentro de tu organización, sino que reducirá el coste y la carga de trabajo de la selección de personal.

Además, la orquestación de procesos ofrece la posibilidad de clasificar los datos de salarios internos y externos, y también las métricas de rendimiento de los empleados. Esto puede ayudarte a determinar si estás ofreciendo remuneraciones competitivas o si necesitas revisar tus políticas de compensación para impulsar la satisfacción, minimizar la rotación y evitar la pérdida de talentos.

La planificación de personal es ahora un ejercicio estratégico en RR. HH., algo vital para la supervivencia y la prosperidad de las empresas en condiciones de cambio creciente. La orquestación de procesos permite preparar tu negocio para el futuro utilizando métodos basados en datos para minimizar el riesgo causado por la carencia de personal cualificado y mantener e impulsar el rendimiento.