El arte y la ciencia de crear una experiencia de oficina óptima

Empresas de todo el mundo siguen instando a sus empleados a volver a la oficina, ya que reconocen los beneficios de la colaboración, la innovación y la creatividad presenciales en lo que concierne a sentirse realizado y a la productividad. Por no hablar de la carga económica que suponen los espacios de oficina inutilizados o ineficientes, con una pérdida potencial de 77 céntimos de cada euro gastada en inmuebles desperdiciados en espacio de oficinas sin utilizar.

En Europa, la asistencia a la oficina se sigue situando tan solo en un 75% de los niveles anteriores a la pandemia. El estudio que hemos realizado recientemente junto con el Centro para la Investigación Económica y Empresarial ha puesto de manifiesto que el 70% de los directivos tiene previsto reducir el tamaño de sus oficinas en los próximos dos años.

Y lo que es más importante, a pesar del deseo generalizado de optimizar los puestos de trabajo, está claro que muchas empresas se están esforzando por determinar cuál es el mejor enfoque para satisfacer las expectativas de los empleados, medir el éxito, y revisar y desarrollar continuamente su estrategia a medida que cambian los requisitos empresariales.

Los responsables de la gestión de instalaciones ahora tienen acceso a una gran cantidad de datos de uso, pero es necesario convertirlos en información útil. La realidad es que la creación de un espacio de oficinas óptimo no solo tiene que ver con los espacios físicos en sí, sino también con la forma en que estos espacios satisfacen las necesidades más exigentes y en constante cambio de los empleados tanto ahora como en el futuro.

A continuación se explica cómo los responsables de instalaciones pueden dominar el arte de optimizar los espacios de oficinas gracias a la ciencia de la información basada en datos para ofrecer así una experiencia positiva en el puesto de trabajo:

1. Aprovecha la información de los empleados para optimizar tus propiedades inmobiliarias

Como responsable de instalaciones, es importante tomar decisiones que respalden el trabajo flexible y los objetivos ESG, pero si no entiendes cómo puede trabajar tu personal de la forma más eficaz, tu estrategia no los respaldará.

Un buen punto de partida es recopilar información en tiempo real sobre el uso que hacen los empleados de los espacios de trabajo. Las soluciones integradas basadas en datos, como Ricoh Spaces, pueden proporcionarte la información que necesitas, incluidos datos sobre el uso del espacio y el comportamiento de los empleados.

Gracias a la recopilación de estos datos fundamentales, podrás realizar ajustes precisos en tus espacios de oficina, definir nuevas políticas y tomar decisiones que beneficien a tu personal y a tu empresa, basándote en necesidades reales y no en suposiciones.

2. Mantén la agilidad

Un puesto de trabajo excepcional debe poder adaptarse a los cambios en las necesidades de los empleados, además de ofrecer una experiencia dinámica y coherente en todas las ubicaciones y puntos de contacto. La clave para conseguirlo es ofrecer a empleados y visitantes una visión del puesto de trabajo y sus recursos en tiempo real.

Es fundamental que los empleados puedan realizar reservas con antelación (mesas de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento) de la forma que mejor se adapte a sus necesidades para ese día en concreto. Tanto si se trata, por ejemplo, de conectar con determinadas personas, poder disponer de una zona de trabajo tranquila o colaborar en un grupo grande. Esta visibilidad concede a los empleados el poder de planificar su jornada laboral para conseguir la máxima productividad, compromiso y realización.

Al contar con esta visibilidad, podrás controlar los datos con el paso del tiempo y adaptarlos a la forma en que los usuarios utilizan los espacios.

3. Maximiza el uso de tecnología inteligente

Existe tecnología inteligente para mejorar la experiencia de los empleados y permitir que resulte accesible de forma sencilla. Gracias a soluciones de videoconferencia de alta calidad, los equipos pueden colaborar desde donde mejor les convenga y ofrecen una solución equitativa a quienes se incorporan a distancia.

Una tecnología innovadora sirve también para aumentar los beneficios que aporta la oficina. Utilicemos los factores ambientales como ejemplo: tanto la temperatura como la composición del aire pueden influir enormemente en la concentración y el confort en la oficina. Utilizando tecnologías innovadoras, como sensores de temperatura y escáneres de calidad del aire, podrás optimizar estos factores de cara a tus empleados.

Para los responsables de la gestión de las instalaciones quienes deben plantearse un diseño y un entorno de oficina óptimos, la tecnología inteligente es una herramienta esencial para mejorar la experiencia en el puesto de trabajo, lo que a su vez puede impulsar la captación y retención de talentos.