Cómo la gestión de documentos automatizada aumenta la eficiencia en la selección de personal y la incorporación
When the CIPD surveyed 1,000 HR leaders in 2024, they found 69% believed competition for talent had increased over the last year, and 64% reported difficulties attracting applicants. To succeed in this ultra-competitive labour market, moving fast is vital to engage the best candidates.
But at so many pivotal moments, recruiters are slowed down by managing and processing documentation, whether it’s application documents like CVs and cover letters or hiring documents like offer letters, contracts and all new employers’ documentation. If you’re hiring at volume, the administration burden becomes even more daunting.
Automating document management tasks offers under-pressure HR teams a pathway to greater efficiency, productivity, and effectiveness. For example, we helped fast-growing retailer B&M to cut their employee onboarding times from two weeks to just 48 hours by replacing complicated paper forms with streamlined, automated document workflows.
Cutting-edge automated document management solutions serve as the cornerstone of faster, seamless workflows. Integrating automation into the hiring cycle enhances the experience for recruiters and candidates, and improves key metrics, such as time to hire and quality of hire.
El 69 % de los responsables de RR. HH. pensaba que la competencia por el talento se había incrementado durante el último año.
¿Qué es la gestión de documentos automatizada?
La gestión de documentos automatizada es una forma de automatización de procesos: un método de optimizar el trabajo sustituyendo la intervención humana por flujos de trabajo automatizados. Cuando despliegas la gestión de documentos automatizada, consigues un rico ecosistema de herramientas digitales para procesar y almacenar documentación e información crítica. Las soluciones automatizadas te permiten generar, capturar, clasificar, compartir, realizar un seguimiento, aprobar y archivar documentos de manera automática y todo en una plataforma centralizada.
Durante la selección de personal y la incorporación, se suceden muchas tareas de gestión de documentos, desde crear los anuncios de empleo hasta almacenar los contratos laborales firmados. A menudo es necesario recopilar la información sobre los candidatos a partir de varios documentos e introducirla en los sistemas de RR. HH. y de seguimiento de solicitantes (ATS). Esto puede resultar tedioso, repetitivo y laborioso cuando se realiza de forma manual.
La gestión de documentos automatizada facilita que los procesos de selección de personal e incorporación sean más uniformes, estructurados y ágiles. Si estás aumentando la selección de personal para respaldar el crecimiento de la organización, los flujos de trabajo automatizados permitirán procesar mayores volúmenes de solicitudes y contrataciones.
¿Cómo se optimizan los flujos de trabajo de selección de personal e incorporación utilizando la automatización?
Uno de los pasos clave en la transición hacia la automatización es interesar a los miembros del equipo de selección de personal y recopilar feedback sobre los procesos de documentación actuales. Descubrir los puntos débiles te ayuda a identificar las áreas en las que la automatización ejercerá un mayor impacto. Las principales empresas han logrado importantes mejoras automatizando las áreas siguientes: Las mejores organizaciones han conseguido beneficios importantes integrando la automatización en sus procesos de selección de personal e incorporación, incluyendo:
1. Selección de personal e incorporación optimizadas
Las aplicaciones de gestión de documentos más recientes pueden generar y distribuir elementos a los candidatos y a las personas implicadas dentro de la empresa de forma automática. Esto puede incluir formularios de solicitud y cuestionarios al inicio del proceso, ofertas de empleo y contratos cuando los seleccionadores están preparados para contratar, y documentos de incorporación para facilitar la preparación del primer día en el puesto de trabajo. El almacenamiento centralizado permite también que RR. HH. funcione de un modo realmente ágil, utilizando rápidas búsquedas por palabras clave para localizar los documentos.
2. Aprobaciones digitales
En múltiples pasos de los procesos de selección e incorporación se requiere la firma y la autenticación formales por parte de los responsables internos y por los candidatos. Los sistemas de gestión de documentos automatizada ofrecen herramientas que permiten a los usuarios verificar los documentos digitalmente y eliminar el tiempo y el gasto adicional que supone enviar por correo formularios en papel. También permiten enviar automáticamente actualizaciones y recordatorios para que los procesos de revisión y aprobación no se queden bloqueados. La integración de la firma electrónica también puede facilitar que los equipos gestionen los contratos y las firmas de forma digital, manteniendo optimizado todo el flujo de trabajo.
3. Activación de la seguridad y el cumplimiento basado en datos
Siempre que los seleccionadores editan o actualizan un documento, las soluciones de gestión automatizada de documentos pueden realizar un seguimiento y registrar los cambios, y almacenar todas las versiones anteriores para facilitar su referencia. Esto garantiza que puedas acceder a la versión más reciente de todos los elementos y también proporciona un registro de auditoría completo, con todos los detalles de cuándo, por qué y quién realizó las modificaciones.
4. Procesamiento optimizado de la información
Los sistemas modernos de gestión de documentos automatizada ofrecen una integración perfecta con muchos ATS especializados y sistemas de información para RR. HH. (HRIS). Cuando llegan los documentos, las soluciones automatizadas pueden leer, extraer y, a continuación, transferir los datos directamente hacia el ATS o el HRIS, sustituyendo así a la introducción manual redundante.
5. Protección de datos mejorada
Las soluciones de gestión automatizada de documentos almacenan los documentos recibidos en un repositorio central, con robustos protocolos de seguridad y controles de acceso para proteger los datos personales y garantizar el cumplimiento del RGPD y otras normativas de protección de datos.
A real-world impact
B&M, a major retailer, experienced firsthand the benefits of automated document management. By replacing the paper forms that were posted to head office, with automated workflows, they reduced onboarding times streamlining their onboarding process, and scaling their operations to add up to 100 employees per week.
This aligns with the findings of the Society for Human Resource Management (SHRM), which revealed that more than two in three HR professionals have reduced time to fill open roles with automation.
Encuentra un socio de confianza para la gestión de documentos
El éxito de tu transición hacia la automatización depende de una planificación detallada, el interés anticipado de los usuarios, una solución que respalde la automatización cuando aumenta el volumen y un socio experto. Desde las primeras consultas hasta el despliegue de la solución, tu socio te ayudará a evitar los escollos habituales y garantizará que logres una rápida puesta en valor. La formación y la asistencia técnica facilitarán tu transición hacia nuevas formas de trabajar.
La gestión de documentos automatizada tiene el poder de transformar la velocidad y la eficiencia de tus flujos de trabajo de selección de personal. Como la automatización gestiona las tareas que antes eran manuales, los seleccionadores se centrarán de forma natural en las prioridades estratégicas que impulsarán el éxito de la organización.
¿Deseas obtener más información sobre la automatización de selección de personal e incorporación?
Descárgate nuestra guía, «El futuro de la contratación: descubre las eficiencias con la automatización de documentos de RR. HH.» y lee acerca de resultados reales de empresas que utilizan la automatización de documentos en RR. HH.
Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
