Las pequeñas empresas obtienen mayor flexibilidad y seguridad con un nuevo enfoque dirigido a la impresión

Conserva la agilidad y construye un futuro digital más sólido superando la impresión tradicional
Como pequeña empresa, es importante que la tecnología en la que inviertes siga siendo vigente. Pero todo esto no debe apartarte de lo que realmente importa: el crecimiento de tu negocio.
En ese contexto, es lógico que desees simplemente un dispositivo de impresión que funcione: que imprima, escanee y copie. Pero ¿es esto una buena manera de aportar valor a tu negocio? ¿Qué pasaría si pudieras tener impresoras que también permitieran un trabajo más flexible y crearan flujos simplificados de trabajo con documentos digitales, sin tener que realizar una gran inversión inicial?
Al adoptar un nuevo enfoque de impresión, las empresas pueden optimizar sus procesos de impresión y la eficiencia de sus flujos de trabajo, y esto contribuye a mejorar la productividad, aumentar la flexibilidad, mejorar la seguridad y reducir los costes. Creado a la medida de las dificultades que suponen el tiempo y los recursos que afrontan las pequeñas empresas, un contrato «gestionado» también ofrece un nivel de previsibilidad y servicio de asistencia que solo suele estar al alcance de organizaciones de mayor tamaño.
¿Qué son las soluciones de impresión gestionada?
Como cualquier otro elemento tecnológico importante de tu negocio, los dispositivos de impresión vienen acompañados de su carga administrativa. Alguien tiene que configurarlos, solicitar asistencia si se averían y prever la compra de papel, tóner y otros consumibles antes de que se agoten. Al ofrecer la gestión remota del dispositivo, la configuración de impresiones, el pedido automático del tóner y el soporte remoto inteligente, los proveedores de impresión pueden encargarse de todo este arduo trabajo por ti e integrarlo en un contrato de renting o leasing. Esto es lo que llamamos «impresión gestionada». Significa que no te volverás a quedar sin tóner a la mitad de la impresión de un documento importante, no habrá más tareas de mantenimiento «colaterales» realizadas por alguien cuyo tiempo sería mejor que se hubiera empleado en tareas que aportaran un mayor valor añadido y, por supuesto, mejorará el control de los costes.
Algunas soluciones van más allá y pueden también brindar apoyo a tus esfuerzos de digitalización de la empresa al simplificar el procesamiento de los documentos escaneados o automatizar las tareas rutinarias, y ayudar así a reducir la carga. Al trasladar la impresión a la nube, todos los miembros del equipo pueden acceder a los documentos, desde cualquier lugar y de forma segura.
1. Las soluciones de impresión gestionada ahorran tiempo
Las horas del día parece que nunca son suficientes. Al liberar tiempo para poder dedicarte a los temas importantes, la impresión gestionada es la elección más práctica para los propietarios de una pequeña empresa.
En el momento de la instalación y la configuración, alguien se ocupará de todo desplazándose hasta tu emplazamiento para conectar el dispositivo a la nube y también a tus sistemas internos. Para el mantenimiento periódico, podrás olvidarte de terceros o de los centros de atención al cliente en otro país, solo tratarás con los expertos del servicio de asistencia local de Ricoh cuando los necesites. Además del mantenimiento, también puedes disponer de soporte remoto inteligente e informes que ofrecen detalles sobre cómo se utilizan tus impresoras para que puedas reorganizar los recursos según tus necesidades. Y puedes añadir el tóner, el papel y los consumibles a tu contrato para que los pedidos se realicen de forma automática y nunca te vuelvan a faltar.

2. Migración sin esfuerzo de tus documentos escaneados a la nube
Además de reducir la carga administrativa por la propiedad del dispositivo, la impresión gestionada puede ayudar a garantizar el futuro de tu empresa, digitalizando documentos y automatizando procesos para mejorar la flexibilidad, permitir nuevas formas de trabajo y seguir ahorrando tiempo y dinero. Al tener acceso a las aplicaciones y dispositivos en la nube más recientes, los documentos se pueden digitalizar en origen y facilitar que la información resulte más accesible y esté preparada para la colaboración. El escaneo OCR «lee» tus documentos y los prepara para que sean editables, admitan búsquedas y se reduzca su tamaño para almacenarlos y compartirlos, abriendo un abanico de potenciales flujos de trabajo que facilitarán las operaciones comerciales.
Las aplicaciones de software de impresión inteligente también te permiten definir flujos de trabajo automatizados, como el envío automático de todas las facturas físicas a una carpeta de cuentas por pagar concreta o el almacenamiento de los documentos de ofertas en una carpeta de conformidad en la nube, por ejemplo. Una vez establecidos, estos flujos de trabajo se pueden desarrollar y mejorar para simplificar aún más los procesos laboriosos y repetitivos, y liberar el equipo para que se centre en actividades más productivas. Con la impresión gestionada, puedes colaborar sin problemas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, manteniendo además una seguridad total.

3. Seguridad mejorada
Las pequeñas empresas no suelen ser conscientes del riesgo en la seguridad que plantean los dispositivos no protegidos como pueden ser las impresoras. Como las impresoras están conectadas a redes y unidades de almacenamiento (y se utilizan para gestionar datos confidenciales), suelen ser el punto débil y el objetivo para el acceso de piratas informáticos. Los proveedores de impresión ofrecen hoy en día funciones integradas de mejora de la seguridad para proteger tu infraestructura, mantener la seguridad de los datos y facilitar la conformidad. Al utilizar la versión más reciente de hardware y software, puedes estar tranquilo; además, el mantenimiento y soporte remoto inteligente implica que los dispositivos se actualizan al instante para reducir de forma significativa la ventana de oportunidad para ciberataques.

4. Recorte y gestión de costes
Las impresoras pueden ser una inversión inicial costosa pero crucial para la mayor parte de las pequeñas empresas. Al ofrecer la posibilidad de alquilar los dispositivos en lugar de adquirirlos directamente, el coste se amortigua. Ese movimiento de CapEx a OpEx en el balance hace que los gastos sean totalmente previsibles, con la ventaja de poder renovar o sustituir automáticamente el dispositivo por la versión más reciente al final del contrato de un modo similar al de un contrato de teléfono. También es una elección flexible, con posibilidad de adaptarla si cambian las necesidades de impresión de tu oficina. Con la impresión gestionada se elimina la carga de un activo costoso o el bloqueo que supone un contrato inflexible con un pago anticipado.

¿Por qué las soluciones de impresión gestionada de Ricoh son la mejor elección para las pequeñas empresas?
Las soluciones esenciales de impresión de Ricoh para las pequeñas empresas están diseñadas para responder a los desafíos de afronta el mercado. Sabemos que el tiempo es escaso, la tecnología es una inversión crucial que necesita amortizarse y que necesitas una respuesta mejor que «suficiente» para que tu negocio crezca. Este es el motivo de que nuestras soluciones permitan una mayor productividad, una mejor colaboración y una seguridad incrementada. Obtendrás todas las ventajas de un socio tecnológico con apoyo directo, pero dentro de un paquete económico. Como socio tecnológico de servicios digitales, queremos brindarte más tiempo para que puedas completar más tareas, con un apoyo seguro para el personal y de forma más ágil y productiva.

Harald List
Director EMEA Product Services Management, Ricoh Europe