Los documentos pueden ser escaneados y cargados en el sistema o creados directamente en él. Estas plataformas también facilitan la colaboración y la eficiencia en la gestión documental a través de la creación de flujos de trabajo para la aprobación y el control de versiones. Por otro lado, los documentos pueden ser almacenados en un repositorio central y estar disponibles para su acceso y uso en cualquier momento. Estos sistemas de gestión también ofrecen la posibilidad de realizar búsquedas avanzadas de documentos, que permiten a los usuarios buscar por palabras clave, metadatos, fechas y otros criterios relevantes para encontrar rápidamente la documentación que necesitan. 

 

Otro aspecto fundamental en la gestión documental es el control de versiones, ya que permite mantener un registro de los cambios realizados en un documento o en cualquier otro archivo que contenga información relevante.  Los sistemas de gestión documental ofrecen un control de versiones que permiten saber quién, cómo y cuándo se realizaron los cambios en un documento. Este control de versiones es esencial para cumplir con los requisitos de, por ejemplo, la normativa ISO 9001:2015 y, en general, para una gestión eficiente de los documentos. Las plataformas registran automáticamente quién realizó los cambios y cuándo se efectuaron, lo que facilita la trazabilidad del documento. Además, permite la creación de flujos de trabajo para la aprobación de cambios, lo que garantiza que éstos sean revisados y aprobados por los usuarios autorizados antes de su publicación.