Cómo la orquestación de procesos puede ayudar a los equipos de RR. HH. a respaldar un trabajo híbrido ágil, eficiente y que cumpla con las normativas
En menos de cinco años, el trabajo híbrido ha pasado de ser una excepción a convertirse en la norma para muchos trabajadores. Según un estudio de la UE, el 44 % de los puestos en Europa ya son híbridos y esta cifra se eleva hasta superar el 70 % de los puestos en países como los Países Bajos y Finlandia.
En apariencia, esto debería ser una situación beneficiosa para todas las partes: los empleados disfrutan de una mejor conciliación de la vida personal y laboral, y las empresas pueden ahorrar en espacios de oficina, ofrecer una mayor flexibilidad para atraer y retener talento, y seleccionar personal de entre una base de talento más amplia geográficamente. Y las investigaciones del International Workplace Group demuestran que el 74 % de los trabajadores híbridos son más productivos que cuando trabajaban únicamente desde la oficina.
El 74 % de los trabajadores híbridos son más productivos que cuando trabajaban únicamente desde la oficina.*
*Fuente: International Workplace Group (IWG)
No obstante, esta tendencia también supone desafíos para el departamento de RR. HH. ¿Cómo se puede garantizar que la incorporación de un empleado sea fluida cuando los nuevos empleados casi nunca coinciden en persona con sus mentores? ¿Cómo se pueden estandarizar los procesos de RR. HH. para que los profesionales que trabajan en remoto sigan los mismos procedimientos mientras se garantiza la seguridad de los datos? ¿Y cómo se puede mantener una cultura de empresa sólida y fomentar el espíritu de colaboración cuando los equipos están dispersos por distintas ubicaciones?
Inevitablemente, cuando los empleados dividen su tiempo entre ubicaciones remotas y la oficina, se reducen las oportunidades de interacción cara a cara y de colaboración informal en grupo. Como resultado, es posible que los empleados se sientan menos comprometidos con el trabajo y los objetivos generales, los propósitos y la cultura de la empresa, mientras la gestión de los principales flujos de trabajo de RR. HH. es cada vez más desafiante y compleja.
¿Cómo puede la orquestación de procesos de RR. HH. solucionar los retos del trabajo híbrido?
La orquestación de procesos puede ayudar a los departamentos de RR. HH. a mitigar algunos de estos quebraderos de cabeza. Se trata de un concepto relativamente nuevo que surge como extensión de la automatización, pero se ejecuta a una escala más ambiciosa. En esencia, la orquestación de procesos coordina y conecta sistemas y datos para que los responsables de RR. HH. puedan crear flujos de trabajo de RR. HH. estructurados, automatizados y con funciones transversales que permitan mejorar la eficiencia, el cumplimiento y la experiencia de los empleados.
A continuación se presentan tres estrategias basadas en la orquestación de procesos para dar apoyo a soluciones de trabajo híbrido:
1. Estandarización de los procesos de RR. HH. para reducir ineficiencias y riesgos
La adopción de la orquestación de procesos ayuda a que los profesionales de RR. HH. sigan trabajando en sintonía, siguiendo unos pasos estandarizados y claramente definidos con independencia de dónde se encuentren ubicados. Además de impulsar la eficiencia, los flujos de trabajo orquestados y automatizados para tareas como gestionar documentos y registros de los empleados, contribuirán a mantener la conformidad legal y a reforzar la seguridad de los datos del departamento de RR. HH.
Al integrar la tecnología del departamento de RR. HH. para la colaboración en los puestos de trabajo, las empresas pueden garantizar que los equipos remotos de RR. HH. sigan procesos homogéneos, mejorando la precisión y la experiencia de los empleados. Además, el aprovechamiento del software de análisis de puestos de trabajo puede ayudar a los equipos de RR. HH. a medir la productividad e identificar áreas de mejora.
2. Racionalización de las incorporaciones y las salidas remotas con comunicaciones automatizadas
Además, construir procesos de trabajo híbrido simplificados con orquestación de procesos puede facilitar la mejora de conexiones y la colaboración entre RR. HH. y los empleados que trabajan a distancia. En el caso de las incorporaciones, es posible adoptar pasos simples y automatizados para enviar información de bienvenida, equipos y directrices que faciliten a los nuevos empleados la entrada en la organización. En los flujos de trabajo de incorporación también se pueden incluir sesiones virtuales periódicas de validación para garantizar que los nuevos empleados se sientan respaldados.
De un modo similar, los flujos de trabajo automatizados en RR. HH. pueden mejorar el proceso de salida. Cuando los empleados que dejan la empresa trabajan fuera de las instalaciones, suelen perder interés en su puesto más rápido que si estuvieran en la oficina, desatendiendo tareas fundamentales como la transferencia de conocimiento a sus sucesores.
El establecimiento de flujos de trabajo completos para la salida junto con la orquestación de procesos puede ayudar a reducir este riesgo. En cuanto se recibe el aviso de salida y se registra en los sistemas de RR. HH., puede desencadenarse el envío de una serie de notificaciones automatizadas que recuerdan al empleado que se va, al departamento de RR. HH., a los responsables y a los sucesores que deben examinar las exigencias del puesto, transferir el conocimiento y realizar entrevistas de salida.
3. Mejora de la experiencia de los empleados que trabajan a distancia con un autoservicio intuitivo
Además, como los sistemas subyacentes y los datos se integran mediante la orquestación de procesos, también se puede crear una plataforma unificada para que los empleados accedan a la información e interactúen con el departamento de RR. HH. en cualquier momento y lugar.
Por una parte, esto puede permitir que los empleados que trabajan a distancia se conecten para descargar nóminas, solicitar días de vacaciones, consultar las políticas corporativas en un banco de conocimientos y realizar reclamaciones sobre problemas de administración en el departamento de RR. HH. O, si se incluyen los mensajes de los líderes corporativos en el portal, es posible garantizar que los empleados comprendan cómo encaja su trabajo en la imagen global, lo que contribuye a potenciar la participación de los empleados.
Más allá de esto, el uso de orquestación de procesos para integrar los sistemas de gestión de rendimiento y formación con un portal central permite mejorar aún más la tecnología de la experiencia de los empleados. Con solo unos clics, los empleados que trabajan a distancia pueden acceder a todo, desde revisiones de feedback a cursos en línea de desarrollo profesional, y el departamento de RR. HH. puede publicar encuestas periódicas para medir las actitudes y la participación.
El impacto estratégico de la orquestación de procesos de RR. HH. en el trabajo híbrido
En Ricoh, hemos combinado estas tres estrategias para el desarrollo de una nueva plataforma de autoservicio en RR. HH. Constituye una ventanilla única para todos los asuntos de RR. HH.: los empleados disfrutan de acceso 24/7 y pueden conectarse con el departamento de RR. HH. y acceder a revisiones de rendimiento y sistemas de formación, mientras que los procesos integrados y simplificados reducen la carga de trabajo en el departamento de RR. HH. y permiten dedicar tiempo y recursos a actividades que aportan un mayor valor.
El potencial positivo del trabajo híbrido es enorme: empleados más felices, mejores tasas de retención y mayor productividad. Sin embargo, la materialización de estos beneficios depende de una comunicación sólida y de unos flujos de trabajo estructurados. La orquestación de procesos puede contribuir a tender puentes entre el departamento de RR. HH. y los empleados que trabajan a distancia, y a mejorar las experiencias de los empleados, la eficiencia operacional y la cultura organizativa.
¿Deseas seguir aprendiendo cómo la orquestación de procesos puede respaldar el trabajo híbrido productivo y flexible?
Descárgate nuestra guía y obtén más información sobre los beneficios de la automatización y la orquestación de procesos.
Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
