¿Qué diferencia hay entre la automatización de procesos y la orquestación de procesos en RR. HH.?
Un estudio publicado por LinkedIn Learning revela que el 82 % de los responsables de las empresas creen que la función del departamento de RR. HH. desempeña actualmente un papel más crítico que nunca. En los últimos años, los equipos de RR. HH. han tenido que enfrentarse a un amplio abanico de nuevos retos, entre los que se incluyen desplazarse por un mercado laboral cada vez más competitivo y ayudar a sus organizaciones a gestionar la transición al trabajo híbrido.
Para afrontar estas y muchas otras responsabilidades, resulta esencial un enfoque mucho más amplio sobre la automatización en RR. HH. y la orquestación de procesos en RR. HH. Sin embargo, una encuesta reciente de Gartner muestra que solo el 35 % de los responsables de RR. HH. confía en que su estrategia de tecnología actual puede ayudarles a alcanzar sus objetivos.
Solo el 35 % de los responsables de RR. HH. confía en que su estrategia de tecnología actual puede ayudarles a alcanzar sus objetivos.*
*Fuente: estudio de Gartner
¿Qué significa la automatización en RR. HH.?
En pocas palabras, la automatización consiste en el uso de tecnología para realizar tareas repetitivas basadas en reglas con la mínima intervención humana. Dado que los procesos manuales constituyen una de las mayores frustraciones para los equipos de RR. HH. al consumir enormes cantidades de tiempo (obstaculizando la productividad y reduciendo el impacto estratégico), la automatización es especialmente valiosa, porque racionaliza los flujos de trabajo y contribuye a acelerar procesos específicos en cada fase del ciclo de vida de los empleados.
Por ejemplo, la automatización en la selección de personal y en la incorporación permite reducir de forma significativa esta carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia. Se pueden enviar automáticamente los documentos de solicitud a los responsables de contratación, simplificar los flujos de trabajo de aprobación de puestos, crear archivos de empleados tan pronto se materialice la oferta y garantizar que los equipos de IT estén preparados el primer día de trabajo del nuevo empleado. Al minimizar las repetitivas tareas administrativas, los equipos de RR. HH. pueden centrarse en iniciativas estratégicas y ofrecer una experiencia excelente a los empleados.
¿Qué es la orquestación de procesos de RR. HH.?
La orquestación de procesos de RR. HH. va más allá de la simple automatización. Se ocupa de gestionar el flujo y la interconexión de equipos, herramientas, datos y procesos de RR. HH. para garantizar que los flujos de trabajo se realicen en la secuencia correcta y que la información crítica se comparta sin problemas a través de los sistemas.
En el caso de las incorporaciones, por ejemplo, es posible convertir una secuencia de pasos automatizados en un proceso estructurado y simplificado con visibilidad en todo el proceso desde un panel de control fácil de utilizar. Se podría iniciar enviando formularios y proporcionando información sobre la cultura empresarial y los objetivos a los nuevos empleados, antes de solicitar licencias de software y equipos a IT, para posteriormente crear perfiles para los nuevos empleados en los sistemas de información de recursos humanos, nóminas, prestaciones y gestión del rendimiento.
La orquestación de procesos constituye la base para lograr una mayor estandarización y operaciones de RR. HH. más escalables.
Se construye mediante la integración de tres capas tecnológicas:
- Sistemas centrales que almacenan datos de empleados
- Aplicaciones para gestionar procesos específicos de RR. HH.
- Interfaces de usuario que permiten al departamento de RR. HH. y a los empleados acceder y analizar los datos
Al fusionar estos elementos, la orquestación de procesos transforma las operaciones de RR. HH. permitiendo que los flujos de trabajo sean más eficientes y escalables, y ofrezcan respuestas a las necesidades de la empresa.
¿Cuáles son las diferencias clave entre la automatización y la orquestación de procesos en RR. HH.?
Aunque la automatización y la orquestación de procesos en RR. HH. se complementen entre sí y ofrezcan óptimos resultados cuando se despliegan conjuntamente, existen diferencias en términos de escala, objetivos y complejidad.
Category | Automation | Orchestration |
Focus | Streamlines individual HR tasks | Integrates multiple tasks and processes |
Scale | Simplifies routine administrative work within a single HR process | Coordinates processes spanning different HR teams and locations |
Purpose | Reduces the need for human intervention in tasks | Creates end-to-end workflows aligned with wider HR objectives |
Insights | Insight into a specific task | Holistic view of processes and actions |
The key difference between HR automation and process orchestration is that automation streamlines individual HR tasks, while process orchestration integrates multiple HR workflows to align with strategic goals, such as improving talent attraction and retention.
¿Cuál es el impacto estratégico de la orquestación de procesos en RR. HH.?
Debido al continuo aumento de la carga de trabajo en RR. HH. y también la presión para conseguir más con menos, la adopción de la orquestación de procesos en RR. HH. contribuirá a fomentar la agilidad, la eficiencia y el rendimiento operativo. Los flujos de trabajo simplificados y automatizados en RR. HH. ayudarán a reducir la carga administrativa y a garantizar que los equipos de RR. HH. se puedan adaptar rápidamente a los cambiantes desafíos y dedicar más tiempo a la transformación estratégica de RR. HH.
Además, la orquestación permite a la función de RR. HH. aprovechar los datos para tomar decisiones estratégicas, permitiendo a los equipos crear informes personalizados que extraigan información desde distintos sistemas. Por ejemplo, los datos integrados sobre la rotación de la plantilla, la demografía de los recursos y el volumen de la plantilla generados por herramientas de orquestación de procesos en RR. HH. se pueden utilizar para revelar información sobre tendencias en la plantilla y carencias de cualificaciones, así como para adaptar la adquisición de talentos y políticas de gestión con el fin de lograr el éxito organizativo a largo plazo. La posibilidad de acceder a entornos de autoservicio fáciles de utilizar también mejorará la experiencia de los empleados en muchos puntos de contacto, ayudando a incrementar las tasas de retención.
En Ricoh, adoptamos este planteamiento. Construimos una nueva plataforma de autoservicio que ofrece a los empleados de la región EMEA acceso a la información de los sistemas de RR. HH., rendimiento y formación, un portal de incorporación y mucho más. Como resultado, la orquestación de procesos está contribuyendo a generar pertenencia y potenciando una cultura de colaboración en nuestra empresa.
¿Deseas seguir aprendiendo cómo la orquestación de procesos puede aumentar la agilidad en RR. HH.?
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Jason Spry
Portfolio Lead for Process Automation
Ricoh Europe
