ePorts es una solución basada en Alfresco de Hyland que facilita la eficiencia en la gestión documental, de forma que garantiza el control de los documentos y los expedientes asegurando que estos sean fiables, auténticos, íntegros y conforme a normativa. De esta forma, se facilita la trazabilidad y toma de decisiones, la transparencia, la mejora continua y el cumplimiento de la legalidad vigente.
De esta forma, APB dispone de la centralización de sus expedientes y documentos íntegramente electrónicos y la capacidad de reutilización e intercambio con otras administraciones. Alfresco de Hyland además permite disponer de una gestión normalizada, con políticas alineadas y un control de riesgos integrado, garantizando que se cumplan todos los requisitos. La gestión eficiente de la información permite que auditores externos verifiquen que un Sistema de Gestión para los Documentos como ePorts está correctamente implantado y, de esta forma, generar confianza tanto interna como externamente, alineado con su propósito de mantener una comunicación responsable, fluida y multidireccional con sus grupos de interés. La apuesta de APB por ePorts es la confirmación del propósito firme y decidido de la entidad hacia la transformación digital basada en una gestión eficaz y eficiente de documentos y expedientes electrónicos, así como un hito importante en el camino que comenzó con su digitalización en el año 2016. Gracias a la alta capacidad de adaptación y personalización de una solución como ePorts, las principales autoridades portuarias del Estado ya han mostrado su interés por esta herramienta de gestión documental con capacidades de automatización y archivo. Una solución digital que puede exportarse a otros sectores como financiero (eBanca), otras administraciones públicas tanto locales, como autonómicas o estatales (eCouncil o eParlament) y demás verticales.
"La solución de Ricoh nos ha permitido realizar en minutos tareas que consumían horas y dedicar esfuerzos a tareas de más alto valor. Anualmente gestionamos alrededor de 500.000 documentos: hemos reducido el espacio físico para su almacenamiento, hemos pasado de 5 personas a la gestión de notificaciones en papel a una sola persona a tiempo parcial, hemos reducido también los tiempos en gestionar solicitudes y trámites de los usuarios, pasando de tardar 6 horas de manera presencial a escasos 15 minutos porla vía telemática. Además, destacamos de esta solución la seguridad de la información y trazabilidad de los documentos desde su entrada en la APB hasta su archivado digital. Su implantación nos ha permitido avanzar hacia la oficina sin papel y los Objetivos de
Desarrollo Sostenible, reduciendo el consumo de papel, recursos naturales y disminuir la huella de carbono asociada a los transportes de documentos físicos y evitar desplazamientos de los usuarios
."
Pedro Bauzá, responsable de la Oficina Técnica de Gestión Documental y Administración Electrónica de Autoridad Portuaria de Baleares
