Los antiguos procesos de gestión documental de Ricoh Europa estaban al límite. Cada uno de los países con actividades comerciales de Ricoh utilizaba sus propios sistemas de archivo locales, lo que, a menudo, provocaba que los documentos se dispersaran en varios servidores de archivo. En otras ocasiones, se confiaba en el tradicional sistema de archivo en papel.
Gracias a la implementación de DocuWare, Ricoh Europa ha transformado con éxito su estrategia de gestión documental. La empresa utiliza esta solución para archivar más de 113 millones de documentos y gestionar mensualmente más de 850.000 documentos nuevos escaneados, generados a través de los sistemas o recibidos de forma telemática.
Ricoh Europa ha eliminado muchos procesos basados en papel y ha acelerado la recuperación de documentos, lo que permite a los gestores responder más rápidamente a las solicitudes internas y las consultas de los clientes. Al no perder tiempo buscando documentos, los empleados pueden trabajar de manera más productiva en tareas de valor añadido, mientras que el uso de archivos centralizados reduce significativamente las cargas de trabajo y los costes de gestión de IT.
"Uno de los aspectos más valiosos de DocuWare es la habilidad de recopilar metadatos, lo que mejora la capacidad de búsqueda y simplifica la localización de documentos. En lugar de tener que buscar en diferentes sistemas de archivo, podemos introducir el nombre del cliente o la fecha del contrato, por ejemplo, y la indexación nos ofrece los elementos relevantes."
Carlos Morales, Director de Servicios de IT, Ricoh España
