Casos de éxito
La fundación Plan International optimiza el almacenamiento de información con un gestor documental y automatiza sus procesos para ganar eficiencia
La empresa:
Plan International es una ONG que nace en España en 1937, en pleno estallido de la Guerra Civil Española con el objetivo de defender los derechos de la infancia y la igualdad de las niñas.
El reto:
La fundación gestiona múltiples proyectos humanitarios y de desarrollo, lo que implica un elevado volumen de documentación administrativa y contractual, entre ella unos 8.000 registros de facturas y 3.000 contratos. Esta documentación se gestionaba de forma descentralizada, principalmente a través de correo electrónico y almacenamiento en carpetas compartidas de OneDrive. Esto generaba para la ONG varios desafíos, como ineficiencias en los procesos de aprobación, dificultad para localizar documentos, flujos de comunicación poco eficientes, duplicidad de tareas o uso intensivo del papel.
La solución y sus benificios:
Plan International apostó por Ricoh para que le acompañase en la implementación de DocuWare, iniciando el proyecto con la automatización del flujo de contratos y ampliándolo progresivamente a otras áreas. De hecho, hoy la solución abarca la gestión de contratos y acuerdos, la automatización de facturas, contratos y documentación laboral de Recursos Humanos y los procesos financieros internos. Además, la solución se ha integrado con herramientas del entorno Microsoft, como Power Automate, ampliando las capacidades de automatización y conectividad.
"Es un salto en eficiencia operativa. DocuWare nos permite eliminar tareas manuales y automatizar procesos críticos que suponen muchas horas semanales de trabajo. Centralizado todo funciona mejor."
Adrián Camacho
IT Manager en Fundación Plan Internacional
