La principal preocupación de la empresa era la dificultad para contabilizar todas las facturas mensuales a causa de la deslocalización de sus centros y los flujos de aprobación manuales. El resultado se traducía en retrasos injustificados de pagos y pérdidas de documentación, hasta el punto de no poder beneficiarse nunca de descuentos por pronto pago.
Por eso, el Grupo Nieto Adame decidió automatizar primero el proceso de factura a proveedores. Desde el 2016 digitalizan las facturas desde cada concesionario y activan desde allí procesos de aprobación que permiten contabilizarlas rápidamente. De esta manera, "controlamos toda la información y la gestionamos de manera centralizarla sin pérdidas de documentos ni retrasos en la contabilidad de facturas, sabiendo en todo momento el estatus de cada documento, lo que ha mejorado exponencialmente nuestra actividad diaria", explica Rafael Riera, director financiero del Grupo. Dados los buenos resultados, la empresa extendió el uso de Docuware al área de Recursos Humanos y Ventas, contratando un programador dedicado en exclusiva a automatizar procesos de negocio. Además, la empresa está valorando la adquisición de multifuncionales de última generación para poder digitalizar toda la documentación y archivarla en DocuWare. Asimismo, está estudiando implantar la firma digital para RRHH que les permitiría firmar en remoto toda la documentación.
"DocuWare se ha convertido en una herramienta necesaria que soporta los demás procesos de la empresa."
Rafael Riera, director financiero del Grupo Nieto Adame
