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Expenses

La solución de gastos de Ricoh, Expenses, ayuda a reducir el tiempo de administración y los costes de almacenamiento e impresión de documentos proporcionando una alternativa rápida y económica a los procesos manuales que tanto tiempo consumen.

Los documentos se capturan mediante un dispositivo multifuncional y se indexan sobre la marcha para que se puedan buscar y recuperar fácilmente de un depósito digital centralizado seguro. Después, se rastrea el proceso de reclamación y se pueden automatizar las aprobaciones. Esta solución ofrece un acceso remoto seguro al depósito, por lo que los gastos se pueden revisar y aprobar desde diversas localizaciones.

Todo el proceso está optimizado y, al contar con seguridad en el acceso a los documentos y una indexación y un seguimiento precisos, usted dispone de una pista de auditoría clara que ayuda al cumplimiento normativo.

Características y ventajas

La solución de gastos de Ricoh, Expenses, le permite ahorrar tiempo y dinero con un rápido procesamiento electrónico de los gastos.

Nuestra solución puede ayudarle a:

Reducir el tiempo y los costes de administración

  • La captura automática de documentos y el rápido envío a un almacenamiento electrónico seguro que admite búsquedas acelera el procesamiento de los gastos
  • Es posible automatizar la captura de metadatos y la lectura de códigos de barras con el uso de reconocimiento óptico de caracteres y dispositivos multifunción
  • Los recibos en papel, los extractos electrónicos y los formularios se integran en el flujo de trabajo digital para acelerar el procesamiento de reclamaciones

Mejorar sus procesos

  • El seguimiento sencillo, los recordatorios que se activan con determinados factores y la visibilidad del estado de las reclamaciones de gastos permiten ahorrar tiempo y ayudan a los administradores a monitorizar y gestionar las aprobaciones electrónicas
  • El acceso electrónico inmediato permite a los gestores aprobar documentos de forma remota y moverlos entre carpetas electrónicas seguras, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo

Simplificar el cumplimiento normativo

  • El acceso seguro y las pistas de auditoría transparentes permiten un enfoque optimizado del cumplimiento legal, la clasificación fiscal, la asignación presupuestaria y el seguimiento

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