Cuando las organizaciones se embarcan en la transición hacia un ambiente de trabajo totalmente digital, a menudo comienzan por abordar la confusión que causa la búsqueda de información a corto plazo. Para lograrlo, se recurre a la digitalización de documentos físicos a través de un escáner. Por ejemplo, los recibos se escanean y se almacenan digitalmente durante un periodo de hasta diez años, incluso si el papel térmico original ya se ha deteriorado. 

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la funcionalidad, eficacia y seguridad jurídica de este proceso deben cumplir con normas específicas que varían según la ubicación y sector de actividad. Además, es fundamental no solo digitalizar los documentos a través de un escáner, sino también indexarlos para poder localizarlos y recuperarlos de manera eficiente. Esto implica la digitalización de cada línea de texto para tener acceso a la información correcta con una simple búsqueda en cuestión de segundos. 

Para lograr una solución completa en la digitalización de archivos, lo ideal es utilizar sistemas de gestión documental (SGD). Estos sistemas permiten archivar digitalmente toda la información y facilitan el escaneo de documentos entrantes como facturas o albaranes. De esta manera, tendrás todos los archivos relevantes en un solo lugar digital y podrás optar por almacenarlos en la nube o en tu propia infraestructura de servidores. 

El resultado es una mejora en el flujo de trabajo, ya que tus empleados autorizados podrán acceder a todos los datos relevantes desde cualquier lugar y/o dispositivo. Además, podrás proteger los documentos críticos de accesos no autorizados mediante contraseñas, IDs y direcciones IP. Con los sistemas VPN, el acceso a los archivos desde cualquier lugar o desde la oficina en casa estarán tan seguro como en el propio lugar de trabajo. 

Por otra parte, también puedes garantizar la validez legal de los contratos en el DMS con una firma electrónica.