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How IT establishes hero status in workplace experience

¿Cómo puede equilibrar el departamento de IT las necesidades de aquellos que acuden a la oficina una vez al mes o cinco días a la semana?

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Diferentes estudios realizados recientemente sugieren que el trabajador medio acude a la oficina solo 1,5 días a la semana.

Antes de la revolución industrial, el trabajo se realizaba a menudo en el hogar o sus alrededores. En oficios como el de herrero o el de costurera, se trabajaba junto a la vivienda o debajo de ella. Pero las nuevas fábricas y la maquinaria hicieron que resultara más eficiente que los trabajadores se reunieran en un solo lugar: un centro de innovación. 
 
Dos siglos después, la pandemia ha supuesto un punto de inflexión similar en los hábitos de trabajo. Aunque lo peor de la pandemia ya ha pasado, diferentes estudios realizados recientemente sugieren que el trabajador medio acude a la oficina solo 1,5 días a la semana.
 
Mientras los directivos de las empresas tratan de encontrar la mejor manera de gestionar, entre bastidores, las nuevas modalidades de trabajo, los responsables de IT se esfuerzan por seguir ofreciendo una experiencia perfecta en el puesto de trabajo para todo el personal. Pero, ¿cómo puede equilibrar el departamento de IT las necesidades de quienes acuden a la oficina una vez al mes o cinco días a la semana?
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El 86% de los empleados mencionan la falta de colaboración o una comunicación ineficiente como la principal causa de que se produzcan fallos en el puesto de trabajo.

Aunque el papel de los departamentos de RR.HH. y de Facilities puede parecer totalmente independiente de las responsabilidades del departamento de IT, la realidad es que todos trabajan para lograr el mismo objetivo: apoyar a los empleados y mejorar su experiencia en el trabajo. Sin embargo, estos departamentos suelen estar aislados y no se comunican, y mucho menos colaboran.
 
Es frecuente, por ejemplo, que los departamentos de RR.HH., Servicios Generales e IT presenten por separado políticas para modernizar los puestos de trabajo. Esto no solo genera tensiones entre departamentos, ya que compiten por los presupuestos, sino que también puede causar problemas más adelante, en lo que respecta a la adopción o integración de otros sistemas por parte de los empleados. De hecho, según un estudio reciente, el 86% de los empleados mencionan la falta de colaboración o una comunicación infructuosa como la principal causa de que se produzcan fallos en el puesto de trabajo.
 
Para maximizar el potencial de cualquier estrategia de experiencia en el puesto de trabajo, las empresas tendrán que desmantelar los silos habituales existentes y colaborar en cualquier propuesta que repercuta en el puesto de trabajo desde su inicio.

La agilidad es imprescindible en la era del trabajo híbrido

La capacidad de dar cabida a la colaboración presencial y virtual de forma instantánea es una realidad que simplemente se da por hecho. Incluso las actividades más básicas —como garantizar que los empleados puedan reservar o cancelar la reserva de un escritorio en el último minuto, registrar el aparcamiento de su vehículo en una aplicación o moverse por el edificio— pueden convertirse en obstáculos innecesarios que disuadan a los empleados de volver a la oficina si son tareas demasiado complejas, inaccesibles o no incluyen los principios de una buena experiencia de usuario.
 
En pocas palabras, es necesario disponer de la tecnología adecuada para que los empleados puedan llevar a cabo su trabajo con rapidez, eficiencia y eficacia, independientemente de dónde se encuentren. Asimismo, la tecnología debe ser omnipresente para que las personas que trabajan desde casa no estén en desventaja respecto a las que trabajan en la oficina. 
 
Además, las empresas deben abstenerse de adoptar la digitalización porque sí. Si un proceso es ineficiente, seguirá siéndolo aunque se digitalice. El objetivo principal debe ser siempre garantizar que las mejoras estén centradas en los empleados. Tener que utilizar una aplicación para reservar un escritorio, otra para reservar una sala y otra para registrar a las visitas se convertirá rápidamente en una fuente de frustración para los empleados. 
 
En su lugar, los responsables de IT deben encontrar soluciones que ofrezcan una experiencia completa en el puesto de trabajo en la que se priorice la agilidad. Por ejemplo, las plataformas realmente conectadas para mejorar los puestos de trabajo, como RICOH Spaces, pueden proporcionar a los empleados un conjunto de herramientas que facilite la gestión de escritorios y visitas, la gestión de salas y las solicitudes de servicio a través de una  única aplicación móvil. Estas tecnologías ponen el puesto de trabajo al alcance de la mano de los empleados y permiten la vuelta a la oficina sin problemas.
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Utiliza la información para planificar y mejorar la experiencia en el puesto de trabajo

Es fundamental adoptar un enfoque centrado en las personas respecto a la experiencia en el puesto de trabajo. Sin disponer de información sobre cómo utilizan los empleados el puesto de trabajo, cualquier estrategia para mejorarlo será insuficiente. Sin embargo, recopilar dichos datos no tiene por qué ser un proceso complicado. Una vez más, las plataformas tecnológicas integradas pueden resultar de ayuda, ya que ofrecen a las empresas la posibilidad de ver qué salas de reuniones y escritorios son los menos populares, evaluar con qué frecuencia acuden los trabajadores a la oficina o mostrar si se necesitan más espacios de colaboración para adaptarse a sus necesidades. Con una plataforma integrada como RICOH SPACES, los responsables de las oficinas pueden comprender mejor el comportamiento de los empleados y adaptar por consiguiente las instalaciones al personal. Estas herramientas pueden predecir asimismo comportamientos como los días en los que acudirá más gente a la oficina y, por lo tanto, resaltar dónde puede que sea necesario ofrecer otras alternativas. Diseñando espacios de trabajo adaptados a las necesidades de sus empleados, las empresas maximizarán su productividad e impulsarán el crecimiento y la atracción y retención de talentos.

De cara al futuro

En definitiva, el papel del departamento de IT en la creación de la mejor experiencia en el puesto de trabajo es más importante que nunca. Para ello, los responsables de IT deben superar los retos de comunicación interna y colaborar con otros responsables clave de la toma de decisiones. 
 
Cualquier solución que se introduzca debe estar centrada en las personas. En resumen, las mejores propuestas para mejorar la experiencia en el puesto de trabajo deben desarrollarse teniendo en cuenta al individuo, independientemente de dónde se encuentre.
 
Como demuestra la historia, nuestra relación con la oficina evoluciona constantemente. Para mantenerse a la vanguardia y mejorar continuamente la experiencia en el puesto de trabajo, los responsables de IT deben implementar una respuesta ágil, colaborativa y basada en datos. RICOH Spaces es la plataforma tecnológica idónea para enriquecer la experiencia en el puesto de trabajo.
Para obtener información adicional sobre RICOH Spaces, haz clic aquí.
Nathan Thomas

Nathan Thomas

Responsable de producto, RDx, Ricoh Europe

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