1. Agiliza los procesos
La firma digital permite enviar y firmar documentos de forma remota, lo que evita la necesidad de reunirse en persona o esperar a que los documentos lleguen por correo postal. Mientras que las plataformas de gestión documental proporcionan un control completo sobre todo el proceso, permitiendo saber cuántos documentos están pendientes de firma y cuáles ya han sido firmados. Cuando el volumen de documentos es alto, gestionar esta parte del proceso manualmente puede ser una tarea muy compleja. Además, es posible establecer flujos de aprobación para agilizar las validaciones de documentación por parte de cualquier interlocutor, lo que contribuye a la eficiencia del proceso en su totalidad.
2. Reduce los costes de impresión y almacenamiento.
La firma digital elimina la necesidad de imprimir documentos y enviarlos por correo postal, lo que reduce los costes de papel, tinta y envío. Asimismo, las soluciones de gestión documental almacenan toda la documentación digitalmente, lo que disminuye la cantidad de espacio físico requerido para almacenar archivos y documentos en papel.
3. Mejora la seguridad.
La firma digital utiliza tecnología de cifrado que garantiza la integridad de los documentos durante el proceso de firma y verifica la identidad del firmante, reduciendo así el riesgo de fraude. Después de la firma, los documentos se almacenan en un gestor documental alojado en la nube que utiliza cifrado AES, el estándar estadounidense para documentos ultrasecretos, ofreciendo el más alto nivel de confidencialidad. De esta manera, toda la documentación está protegida no solo ante desastres naturales, sino también ante posibles ataques informáticos, lo que aumenta la seguridad de la empresa y la tranquilidad de clientes y proveedores.
4. Facilita el acceso a los documentos.
Una vez que los documentos se firman digitalmente, se almacenan en un gestor documental con tecnología de búsqueda avanzada. Esto permite buscar documentos a través de cualquier dato. Por ejemplo, un empleado podría buscar todos los contratos de compraventa firmados por clientes en Sevilla desde enero de 2022 hasta abril de 2023. Solo tendría que introducir esos criterios de búsqueda y en pocos segundos tendría acceso a toda la documentación. Además, como los documentos están almacenados en la nube, es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo con un navegador web y una conexión a Internet. Esto es especialmente útil para empresas con varias ubicaciones o trabajadores remotos, que pueden acceder a los documentos firmados desde cualquier lugar.
5. Mejora de la productividad y la satisfacción del trabajador.
La implementación de soluciones de firma digital y gestión documental permite a los trabajadores eliminar tareas manuales como el procesamiento de documentos, validaciones y reuniones físicas para firmar un documento, lo que aumenta su productividad. Al liberar tiempo, los trabajadores pueden enfocarse en tareas que aporten mayor valor a la empresa, lo que a su vez les brinda mayor satisfacción en el trabajo. Tener a un empleado satisfecho no solo mejora su productividad, sino que también puede mejorar la retención de talento que, en última instancia, reduce los costes de contratación.
6. Cumple con las regulaciones
La firma digital es legalmente vinculante y se considera una alternativa válida a la firma manual, según el Reglamento (UE) 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS). Además, nuestras plataformas de gestión de documentos y procesos cumplen con diversas normativas de regulación y cifrado de la documentación almacenada, como la ISO 27001, lo que garantiza la seguridad y confidencialidad de la información de nuestros clientes.
