Una gestión documental eficaz en la empresa actual es vital

Afortunadamente, no todas las empresas están atrapadas en el mundo del papel. En la actualidad, muchas crean documentos digitales con regularidad, lo que permite mejorar la colaboración, compartir y reducir los costes de almacenamiento. Sin embargo, aunque estas empresas reconocen el valor de ser digitales, muchas siguen subestimando los retos y amenazas de un software de gestión documental deficiente. Un alto porcentaje de empresas confía en servidores internos o en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Microsoft OneDrive. A primera vista, estas soluciones parecen sólidas y eficaces. No obstante, si se profundiza un poco, pronto se descubren los problemas. Para guardar documentos, los usuarios deben guardarlos sistemáticamente en una ubicación de almacenamiento aprobada por la empresa, ya sea en un servidor local o en una solución de almacenamiento en la nube "aprobada" por la empresa. Sin embargo, la tentación de los empleados de guardar los archivos localmente en discos duros o en un almacenamiento en la nube "no aprobado" hace que estos documentos sean inaccesibles para los demás. Esto puede afectar significativamente la productividad de los empleados, reduciéndola en un 21%, y los trabajadores pueden pasar una media de hasta 18 minutos buscando un documento cuando se han guardado en una ubicación "no aprobada" o está mal indexado. Las investigaciones han demostrado que casi 4 de cada 5 empleados se han visto en la necesidad de volver a crear documentos existentes debido a la incapacidad de encontrarlos en la red de tu empresa.