Inicio
Tendencias
Blogs
Sistema gestion documental 10 pasos

10 pasos para implantar un sistema de gestión documental

image

Muchas organizaciones tienen actualmente una combinación de procesos en papel y digitales.

Las aplicaciones adquiridas para atender una necesidad inmediata pueden haber funcionado como se esperaba. Sin embargo, lo más probable es que, a medida que aumenta la complejidad de la organización, los procesos actuales dejen de ser adecuados.
 
Un ejemplo de esto puede ser la gestión de documentos. A menudo, se utiliza una solución digital combinada con el almacenamiento físico o se requiere la intervención manual del personal para asegurarse de que la información se indexe correctamente. Aunque este método puede funcionar adecuadamente, se hace cada vez más necesario considerar una solución más completa que optimice los procesos operativos, reduzca costos y permita que los empleados se enfoquen en sus tareas en lugar de perder tiempo buscando información. La implementación de un sistema de gestión documental puede parecer un reto, pero es posible evitarlo adoptando un enfoque sistemático. 
 
A continuación, se presentan diez pasos que pueden contribuir al éxito de su proyecto de digitalización: 

1. Convenza a los implicados y cuenta con los departamentos especializados

La implementación de un sistema de gestión documental es un proyecto de gran envergadura que afectará el trabajo de los compañeros de manera significativa. Por lo tanto, es esencial fomentar un espíritu de equipo desde el inicio e implicar a todos los empleados y departamentos relevantes en el proceso. Es fundamental aprovechar al máximo sus conocimientos, experiencia y habilidades especializadas.

2. Realiza un inventario exhaustivo de la situación actual

Para llevar a cabo una planificación de proyecto sólida, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de la situación actual. Algunas preguntas importantes a considerar son: 
  • - ¿Con qué tipo de documentos trabaja su organización?  
  • - ¿Cómo se están procesando, indexando y archivando actualmente?  
  • - ¿Cuáles son las razones específicas que motivan la incorporación de un nuevo sistema de gestión documental? 
Enumera todos los puntos detalladamente y crea una lista de comprobación. 

3. Desarrolla los objetivos

Para definir objetivos detallados que estén alineados con las metas específicas que se quieren alcanzar, es fundamental comenzar con un análisis detallado de la situación actual. En este análisis, se debe considerar qué tipos de documentos se desean digitalizar y cómo se desea organizar el flujo de información dentro de la organización.

También es importante saber qué departamentos y personas deben tener acceso a los documentos. Piensa en criterios como la eficacia del trabajo, la protección de datos y la seguridad de la información y establece también un orden de prioridades. 

4. Elija como socios a profesionales de TI consolidados

Para la mayoría de las organizaciones, se recomienda contratar un paquete todo incluido proporcionado por proveedores de TI que ofrezcan un amplio rango de servicios, desde la planificación hasta la instalación y asistencia técnica.  
 
Es esencial poder confiar en que el software DMS funcionará correctamente y será fácil de manejar. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el proveedor de servicios informáticos tenga suficiente experiencia y ofrezca un apoyo intensivo al proyecto.

5. Organiza y lleva a cabo la formación de los empleados

Para asegurar que su personal esté debidamente capacitado en el uso del nuevo software, es importante que reciban una buena introducción al programa. Un buen socio lo ayudará en esta tarea para garantizar la aplicación de las mejores prácticas. 
 
Cuando esté planificando la introducción de la gestión de documentos digitales en su organización, es esencial considerar el nivel de conocimiento de su personal en el área. Lo ideal es que sus empleados puedan utilizar el software directamente después de recibir la introducción, de esta manera podrán comprender rápidamente sus ventajas. 
 
Invertir en formación y talleres de calidad es fundamental. Su proveedor de servicios informáticos debería ofrecer cursos prácticos de capacitación para su personal. 

6. Implementa la introducción del software DMS

Una vez que haya completado los pasos previos para la introducción, llega el momento crucial: los especialistas en TI implementarán el software y su personal podrá comenzar a utilizar las aplicaciones digitales. La formación previa debería permitirles comprender y utilizar correctamente las funciones necesarias. 
 
Sin embargo, es normal que surjan preguntas y problemas durante este proceso de cambio tan completo. Es por eso que contar con un socio digital adecuado para la gestión del proyecto es esencial. La asistencia rápida es especialmente importante en caso de problemas menores.. 

7. Acompaña de cerca la implantación del SGD

La implementación de la gestión documental digital suele ser un proceso que se desarrolla a medio y largo plazo. En ocasiones, es solo a medida que se va utilizando que se detectan áreas que necesitan ser optimizadas. 
 
Por ello, es importante que recoja sistemáticamente la experiencia y los comentarios de sus departamentos y empleados.

8. Implementa talleres de revisión

Los talleres de revisión son una valiosa herramienta para apoyar sistemáticamente los proyectos, ya que le permiten obtener comentarios específicos de sus empleados. Muchas veces, en el ajetreo del día a día se pueden perder detalles importantes. Por ejemplo, puede surgir un problema o alguien puede tener una sugerencia de mejora, pero luego se olvida de transmitirla. A través de los talleres de revisión, puede captar y abordar la experiencia práctica de su equipo.

9. Implante gradualmente sus nuevos procesos digitales

Para muchas organizaciones, el proceso de digitalización de la gestión documental se realiza gradualmente, lo que les permite implementarlo de manera clara durante un período de tiempo más extenso y con un mejor control. La organización de cursos de formación y otras tareas es una parte constante de este proceso, que puede llevar varios meses o incluso años. Por lo tanto, es esencial planificar con anticipación para garantizar una implementación efectiva y exitosa.

10. Gestión de proyectos permanentes: control y ajuste

Para una gestión documental exitosa a largo plazo, es importante entender que la digitalización es un proyecto continuo y que las posibilidades técnicas y las necesidades pueden cambiar. Por lo tanto, debe evaluar constantemente su DMS actual para asegurarse de que satisfaga las necesidades de su organización.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh te puede ayudar con la introducción de la gestión documental.

Introducir un nuevo DMS y un nuevo proceso de forma sistémica y coordinada es vital para el éxito a largo plazo de tu proyecto. Es importante que se asegure de trabajar con un socio digital que pueda ayudarle en todas las fases de la implantación, y que pueda proporcionarle formación y apoyo continuo para integrar en su organización el cambio de comportamiento necesario.
Descubre nuestras soluciones de automatización de procesos.
Process automation solutions

Conectemos

Habla con un experto de Ricoh

Ponte en contacto con uno de nuestros asesores y descubre cómo podemos ayudar a tu empresa.

Ponte en contacto con nosotros