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Gestión documental: ¿en las instalaciones o en la nube?

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SaaS en la nube: gestión documental flexible con el mínimo esfuerzo

Durante mucho tiempo, dominaron las soluciones de software in situ. Estas soluciones requerían la compra de licencias y la instalación del software en los ordenadores o servidores de la empresa. 
 
Sin embargo, el modelo de software como servicio (SaaS) está ganando terreno. En este modelo, el software se aloja en los servidores del proveedor y los usuarios pueden acceder al sistema a través de la nube. Esto tiene varias ventajas en la gestión documental, como: 
  • Ahorro de costes y menor riesgo de costes. 
  • Menor esfuerzo informático. 
  • Acceso a los datos desde cualquier lugar y dispositivo.  
  • Mayor seguridad de los datos.

1. Ahorro y menores riesgos de costes gracias a las soluciones SaaS

Cuando adquieres un sistema local, pagas un precio único por el derecho a utilizar el software. Sin embargo, los costos de adquisición son altos y hay un riesgo significativo de inversión. Por otro lado, los sistemas DMS en la nube minimizan este riesgo. En vez de comprar y mantener el software tú mismo, el proveedor correspondiente pone a tu disposición el sistema de gestión documental (DMS) en tus servidores. De esta manera, solo pagas una tarifa mensual transparente y puedes cambiar de proveedor en cualquier momento con un plazo de preaviso. Esto te brinda mayor flexibilidad y evita costos iniciales altos.  

Además, el modelo SaaS también tiene un efecto que beneficia en tu balance. Evita enormes costes puntuales y mantiene su liquidez y ratio de fondos propios altos. 

2. Menor esfuerzo informático gracias a los servicios en la nube

Las soluciones locales requieren que las empresas dediquen una cantidad considerable de recursos informáticos. Los especialistas internos en TI deben adaptar el software a las necesidades individuales, llevar a cabo tareas de mantenimiento y ocuparse de la seguridad del servidor de la empresa. Al elegir SaaS, estas tareas pueden ser externalizadas, lo que te permitirá enfocarte completamente en tu negocio real y que el departamento de TI de tu empresa tenga un esfuerzo significativamente menor. 
Location-independent access to data

3. Acceso a los datos independiente de la ubicación

A raíz de la pandemia, muchas organizaciones han adoptado un enfoque de trabajo flexible, reconociendo los beneficios de trabajar de forma remota. Para ello, es esencial tener un sistema de gestión de documentos digitales en la nube. 
 
Con las soluciones locales, los usuarios están limitados a la infraestructura de la empresa, pero con la nube se puede acceder a los documentos y datos desde cualquier lugar, simplemente ingresando una contraseña, huella dactilar o cualquier otro mecanismo de seguridad. 
 
Los empleados de la organización pueden acceder fácilmente a las soluciones en la nube para realizar sus tareas, incluso mientras se encuentran en movimiento, por ejemplo, en el tren o en una cita externa. 

4. Con la digitalización integral se gana en eficiencia

Para las empresas, es común que la gestión digital de documentos sea el primer paso hacia la digitalización. Un sistema de gestión documental (DMS) integral puede mejorar la eficiencia de todos los procesos operativos, eliminando la carga administrativa de los equipos gracias a la automatización de numerosos pasos de trabajo. 
 
Además, con el archivado claro de los expedientes en la nube, los documentos son fáciles de encontrar y no se necesita un archivo físico en la sede central. ¡Puede utilizar el espacio correspondiente para otras cosas! 
With comprehensive digitization you gain in efficiency

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