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Oficina de Transformación Digital de Procesos

Los principales ámbitos de actuación de un Servicio de Transformación Digital, se basa en los siguientes ejes:

  • Levantamiento de Procesos: analizar y diagnosticar los flujos documentales y de información (recepción, emisión, intercambio) actuales, con la finalidad de estandarizar y racionalizar los procesos (aprobación, validación, cambios de formato, conversión a digital, integración, traspaso en Sistemas de Información…).
  • Aplicación de metodologías de Gestión del Cambio
  • Definir políticas de gestión en base a requerimientos legales y necesidades de negocio (custodia, digitalización, indexación, mantenimiento, hosting…).
  • Establecimiento de Oficina PMO para la gestión y ejecución de proyectos de transformación digital
  • Establecimiento de planes de Comunicación y formación para nuestros clientes
  • Puesta en marcha de Planes de Mejora Continua
Características y ventajas

Oficina de Transformación Digital de Procesos:

  • Reducir los costos internos de nuestros clientes en los procesos de Emisión y recepción de facturas, (80% de ahorro estimado); sin inversión asociada (pago por uso / pagar por página).
  • Reducir el tiempo del proceso de facturación, tanto para la emisión de facturas (facturar antes); como por la recepción de facturas (agilizar el proceso de cobro de los proveedores de nuestros clientes).
  • Proporcionar una solución flexible y escalable. Por lo tanto, se puede implementar sencillo, rápido y se adapta al crecimiento de las necesidades de su negocio.
  • Facilitar la adaptación sistemática a los cambios legislatura; La plataforma i-Invoicing ofrece además garantía de seguridad de la información (cumplimiento de la norma ISO 27001).
  • A partir de un paquete estándar, posibilidad de configurar la plataforma a las necesidades específicas de cada cliente (Output específicos (ERP) de integración, las necesidades de metadatos específicos, los flujos de trabajo de aprobación específicos...).
  • Mayor satisfacción de los empleados, colocando el foco en la actividad de negocio, en los Proveedores y Clientes, en un mayor control (minimización de errores) y la reducción en las consultas.
Casos de uso

La solución de Ricoh aumenta la eficiencia en un 63%

La solución de procesamiento de facturas digitales de Ricoh ha ayudado a una empresa de servicios público a tomar el control de su cadena de suministros internacional. El sistema automático ha racionalizado la validación y aprobación de facturas, y ha reducido el tiempo necesario para procesar las facturas de los proveedores.

Los sistemas manuales en papel que usaba esta empresa para procesar las facturas de los proveedores eran poco eficaces y muy tediosos. La empresa necesitaba una solución de procesamiento de facturas más eficaz que automatizara los sistemas manuales, agilizara el proceso de aprobación y garantizara que las facturas de los proveedores de pagaban a tiempo sin necesidad de utilizar documentos en papel.

Gracias a un estudio  exhaustivo de las necesidades y requisitos empresariales del cliente, Ricoh pudo reestructurar el proceso: introdujimos una solución digital inteligente para automatizar los procesos de aprobación de facturas e integrarlos directamente en los sistemas existentes de la empresa, lo que proporciona una información financiera precisa en tiempo real.

Los servicios de facturación ahorran tres millones de euros al año a un fabricante de ropa deportiva

El cliente de Ricoh, un conocido fabricante de ropa deportiva, gastaba cuatro millones de euros al año en la distribución de facturas y extractos en papel.

El proceso de facturación lo gestionaba el departamento de facturación central de la empresa y las facturas se imprimían, se metían en sobres y se enviaban por correo postal a diario. Otros documentos de transacciones, como los extractos y las confirmaciones de pedidos, se preparaban mensualmente.

Tras reconocer que los procesos existentes eran poco eficaces y dependían demasiado de la gestión manual, la empresa pidió a Ricoh que le proporcionará un Managed Service que agilizara la administración y redujera los costes de los procesos.

Ahora, este fabricante de ropa deportiva ha externalizado el proceso de facturación a Ricoh. Los datos de las transacciones, que los genera el sistema de gestión de pedidos de la empresa, los procesa Ricoh y se usan para crear facturas electrónicas. En función de la preferencia de cada usuario final, las facturas se cargan a un portal web para verlas en línea, o se imprimen y envían por medios convencionales.

La empresa está trabajando en la migración del 80% de sus clientes a la facturación electrónica. El cambio supone un ahorro de tres millones de euros al año y alinea los procesos internos con la política ecológica de la empresa.

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